Mandat de dépense Normal

Dernière étape dans la saisie des dépenses, le mandat ‘normal’ constitue, pour la collectivité ( ou l'ordonnateur), l'ultime pièce dans l'exécution des dépenses donnant l'ordre au payeur de régler une somme à un fournisseur.

Cette étape est certainement la plus importante, et selon les collectivités, les utilisateurs et les procédures existantes, il est important que cette tâche soit sécurisée. Coriolis offre à cet effet plusieurs possibilités :

               - la saisie de ‘propositions de mandats’ qui seront validés par une procédure de visas propre à la collectivité (maximum théorique 9 niveaux) avant de devenir des mandats définitifs,

               - la saisie de mandats ‘bloqués’ qui devront être ‘débloqués’ par un utilisateur autorisé afin de devenir des mandats définitifs (sorte de procédure de visa simplifié),

               - la saisie de mandats ‘normaux’ qui seront intégrés directement dans la chaîne de traitement des mandats,

- la génération automatique de mandats par le biais de l’interface généralisée (ex. : mandats de paie, gestion de la dette, etc...)

Un mandat normal peut prendre les trois formes suivantes :

- mandat individuel : le règlement porte sur un seul fournisseur et sur un seul type de dépense ( une seule ligne budgétaire ). Pour ce type de mandat, le payeur ne reçoit qu'un seul mandat et un seul ordre de virement est émis à l'attention du fournisseur.

- mandat multiple : le règlement porte également sur un seul fournisseur, mais sur plusieurs types de dépenses ( plusieurs lignes budgétaires ). Pour ce type de mandat, le payeur reçoit autant de lignes de mandat qu'il y a de lignes budgétaires différentes mais où il n’y a toujours qu’un seul ordre de virement émis à l'attention du fournisseur.

- mandat collectif : le règlement porte sur plusieurs fournisseurs cette fois, mais sur un seul type de dépense ( une seule ligne budgétaire ). Pour ce type de mandat, le payeur ne reçoit qu'un seul mandat mais il y a émission d’un ordre de virement par fournisseur.

Un mandat normal possède, quelle que soit sa forme, un fournisseur et une ligne budgétaire au minimum. Par contre, un mandat normal peut être rattaché à plusieurs entités, enveloppes ou réservations différentes comme :

             . un engagement / bon de commande

             . un contrat

             . un marché

             . une réserve financière

             . une opération / délibération

             . une subvention

             . une échéance d'emprunt ( voir tableau d'amortissement )

             . etc......

La saisie d'un mandat normal, qu'il soit en phase de pré-mandatement, de liquidation ou lors de la validation par le service financier, met à jour de façon systématique l'ensemble des entités rattachées qu'il traite en temps réel ( fournisseur, budget, engagement, marché etc... ).

Un mandat normal saisi, mais non encore édité, peut faire l'objet d'une modification ou d'une suppression complète ( si les sécurités le permettent ). Par contre, un mandat normal saisi et édité ne peut plus être modifié ou supprimé sans avoir recours aux procédures d'annulation ou de réimputation.

Titre de recettes Normal

Dernière étape dans la saisie des recettes, le titre ‘normal’ constitue, pour la collectivité ( ou l'ordonnateur), l'ultime pièce dans l'exécution des recettes donnant l'ordre au payeur d'encaisser une somme d’un débiteur.

Il est à noter que la saisie d'un titre normal respecte les mêmes règles que la saisie d'un mandat normal, à savoir :

                - une saisie décentralisée dans les services possible,

                - une validation par le service des finances,

                - une saisie et validation automatique du service des finances.

Dans la plupart des collectivités, la troisième solution semble être la plus utilisée, car les volumes de saisie sont moindres.

Un titre normal peut prendre les trois formes suivantes :

- titre simple : l'encaissement porte sur un seul débiteur et sur un seul type de recette ( une seule ligne
budgétaire ). A ce type de titre, le payeur ne reçoit qu'un seul titre et une seule mise en recouvrement est émise à l'encontre du débiteur.

- titre multiple : l'encaissement porte également sur un seul débiteur, mais sur plusieurs types de recettes
( plusieurs lignes budgétaires ). A ce type de titre, le payeur reçoit autant de lignes de titre qu'il y a de lignes budgétaires différentes mais il n’y a toujours qu’une seule mise en recouvrement émise à l'encontre du débiteur.

- titre collectif : l'encaissement porte sur plusieurs débiteurs cette fois, mais sur un seul type de recette
( une seule ligne budgétaire ). A ce type de titre, le payeur ne reçoit qu'un seul titre mais il y a une mise en recouvrement émise pour chaque débiteur.

Un titre normal possède, quelle que soit sa forme, un débiteur et une ligne budgétaire au minimum. Par contre, un titre normal peut être rattaché à plusieurs entités, enveloppes ou réservations différentes comme :

              . un engagement

              . une réserve financière

              . une opération / délibération

              . une subvention

              . une échéance de créance ( voir tableau d'amortissement )

              . etc.....

La saisie d'un titre normal met à jour de façon systématique l'ensemble des entités rattachées qu'il traite en temps réel ( débiteur, budget, engagement etc... ).

Un titre normal saisi, mais non encore édité, peut faire l'objet d'une modification ou d'une suppression complète ( si les sécurités le permettent ). Par contre, un titre normal saisi et édité ne peut plus être modifié ou supprimé sans avoir recours aux procédures d'annulation ou de réimputation.

La création de proposition de mandats/ titres  normaux ou de mandats/titres  normaux (par opposition aux annulations de mandats), s' effectue à partir de ‘Normal’ et ‘Proposition’ de l’option ‘Mandat’ ou ‘Titre’ du menu ‘CONSOMMATIONS’.

Les écrans de saisie d' une proposition de mandat/ titre normal ou d' un mandat/ titre normal sont identiques et ne sont par conséquent décrits qu' une seule fois dans ce manuel.

L’écran qui s’ouvre permet d’effectuer une recherche sur les mouvements existants (bouton Rechercher’ et de créer de nouveaux mandats (Bouton Ajouter).

Informations de l’entête

‘Exercice'

Exercice sur lequel le mandat/titre ou la proposition de mandat/titre doit être enregistrée.

Numéro' , Ligne'

Chaque mandat/titre ou proposition est identifié par un numéro (appelé numéro provisoire externe) plus un numéro de ligne. Lors de la création, ce numéro est attribué automatiquement par le système. Il s' agit d' un numéro d' ordre consécutif à l' intérieur d' une collectivité et d' un budget (tâche Entête dépenses' du menu Définir). Toutefois, en mode création, ce numéro est quand même saisissable, afin notamment de permettre la création d' une nouvelle ligne sur un mandat/titre qui existe déjà (voir notion de mandat/titre multiple ou collectif).

Ce numéro est un numéro provisoire (généralement supérieur à 50 000, dépendant du paramétrage fait dans la tâche entête dépenses' ) qui sera remplacé, suite au traitement d' édition des mandat/titres, par un numéro définitif.

La recherche d' un mandat/titre existant peut se faire à partir de son numéro provisoire ou de son numéro définitif.

L' identification du mouvement sera complétée suite à la recherche par un bouton indiquant directement si le niveau est proposé ou validé et permettant d' accéder, comme la touche F5, à la grille d' historique des visas concernant ce mouvement :

Etat Normal ou  Bloqué'

Cette case sera renseignée automatiquement (elle est toutefois saisissable) en fonction des droits d' accès définis dans les sécurités utilisateurs. Les mandat/titres bloqués ne seront pas pris en compte lors du traitement d' exploitation (éditions des mandat/titres et des bordereaux). Ils devront faire l' objet d' un déblocage.

‘Format'

Ces boutons radio permettent d' indiquer le format du mandat/titre :

- mandat/titre individuel : le règlement porte sur un seul fournisseur et sur un seul type de dépense ( une seule ligne budgétaire ). Pour ce type de mandat/titre, le payeur ne reçoit qu'un seul mandat/titre et un seul ordre de virement est émis à l'attention du fournisseur.

- mandat/titre multiple : le règlement porte également sur un seul fournisseur, mais sur plusieurs types de dépenses ( plusieurs lignes budgétaires ). Pour ce type de mandat/titre, le payeur reçoit autant de lignes de mandat/titre qu'il y a de lignes budgétaires différentes mais où il n' y a toujours qu' un seul ordre de virement émis à l'attention du fournisseur.

- mandat/titre collectif : le règlement porte sur plusieurs fournisseurs cette fois, mais sur un seul type de dépense ( une seule ligne budgétaire ). Pour ce type de mandat/titre, le payeur ne reçoit qu'un seul mandat/titre mais il y a émission d' un ordre de virement par fournisseur.

Lors de la création de la première ligne d' un mandat/titre, seul l' option individuel' peut être activée. Le choix entre collectif' et multiple' devra être fait lors de la création de la deuxième ligne sur un mandat/titre individuel.

Pour créer un mandat/titre multiple ou collectif, saisir ,en mode création, le numéro d' un mandat/titre individuel déjà existant, puis après la recherche, lorsque la barre de validation est intitulée Rajout d' une ligne sur un mandat/titre individuel - Validation du nouveau format' cliquer sur le bouton voulu (collectif ou multiple). Saisir ensuite les autres informations de la ligne de mandat/titre.

‘Bordereau'

Le numéro de bordereau provisoire sur lequel le mandat/titre en cours de saisie devra être édité peut être spécifié en suivant les règles ci-après :

- actuel : le numéro de bordereau provisoire affecté au mandat/titre en cours de saisie est le dernier utilisé (ce numéro est consultable, dépendant de vos droits d' accès, dans la tâche Entête dépense' du menu Définir.

- suivant : le numéro de bordereau provisoire affecté au mandat/titre en cours de saisie est le dernier utilisé incrémenté de un.

- manuel : le numéro de bordereau provisoire est saisi au moment de la création.

Lors de la création du premier mandat/titre d' une série, le bouton suivant' est sélectionné par défaut. A partir du second mandat/titre, le bouton manuel' est sélectionné par défaut, le numéro du bordereau du premier mandat/titre saisi est automatiquement indiqué dans la zone numéro' .

‘Informations financières’

Groupe Objets'

Trois zones de 25 caractères chacune, permettent de préciser respectivement l' objet du mandat/titre, les références (référence facture, etc...). Dans l' onglet Divers' , 10 zones de 40 caractères permettent de saisir des libellés supplémentaires. Ces libellés seront édités sur le mandat/titre et le bordereau en fonction des règles d' éditions définies lors de la mise en place des procédures d' exploitation (éditions des mandat/titres et bordereaux), sachant que ces procédures sont également liées au type d' imprimé utilisé par la collectivité.

‘Informations du Tiers’

Informations concernant le tiers bénéficiaire du mandat/titre. Ces infos sont rapatriées automatiquement si il y a présence d’un engagement.

Numéro'

Le numéro du fournisseur sur lequel le mandat/titre pointe est généralement affecté automatiquement par le système, notamment lors d' un mandat/titre sur engagement de CP, celui-ci ayant d' une manière générale été indiqué lors du mouvement précédent (engagement de CP).

Bénéficiaire'

Si le mandat/titre est fait au nom d' un tiers pour le compte d' un autre tiers (également déclaré comme tiers dans Coriolis et comme bénéficiaire possible du tiers) indiquer ici le code du bénéficiaire.

Sur le mandat/titre, le nom du tiers sera suivi de la mention :

P \ Nom du bénéficiaire " apparaîtra (Pour ....)

Domiciliation'

Numéro d' ordre de la domiciliation du tiers

‘Informations Imputation budgétaire’

Les informations de ce groupe, imputation budgétaire' , enveloppe' , S.D.G. (Structure De Gestion)' , permettent d' indiquer où doit pointer le mandat/titre saisi.

En règle générale, ces informations sont rarement saisies mais plutôt automatiquement renseignées par le système puisqu' elles dépendent souvent d' un autre élément, comme par exemple un engagement.

‘Montants’

Montant’

Les trois zones T.T.C..' , T.V.A.' et H.T.' sont saisissables.

Dépendant de la zone saisie, T.T.C.' ou H.T.' l' autre est calculée automatiquement en fonction du code T.V.A. saisi (dans l' hypothèse où l' imputation budgétaire est déclarée H.T.' ou T.T.C.' ).

Dépendant des droits d' accès associés au mot de passe (sécurités utilisateurs), le montant de la T.V.A.' devra obligatoirement ou non être égal au Montant H.T. * le taux de T.V.A.. Dans tous les cas, sauf si l' imputation est déclarée sans gestion de T.V.A.,

le montant T.T.C.' devra être égal au H.T.' plus T.V.A..

Total'

Les trois zones total T.T.C.' , T.V.A.' et H.T.' ne sont pas saisissables.

Elles sont incrémentées automatiquement lors de la création du mandat/titre (elles restent vides au stade proposition de mandat/titre' ).

Au cas où le mandat/titre comporte plusieurs lignes, les zones Montant' et Total' affichent des situations différentes, le total correspondant à la somme des différentes lignes.

Annulé'

Les trois zones annulé T.T.C.' , T.V.A.' et H.T.' ne sont pas saisissables.

Elles sont incrémentées automatiquement lors de la création de mandat/titres d' annulation pointant sur cette ligne de mandat/titre.

Case à cocher Caractéristiques du mouvement'

Urgent'

Un mandat/titre urgent' aura la particularité d' être édité seul sur un bordereau.

Mouvement d’ ordre'

Lors de la transmission des mandat/titres au payeur dans le cadre de la procédure Indigo, les mandat/titres pour ordre seront automatiquement affectés avec le code 08' correspondant aux virements internes' .

Mouvement soldeur'

Cette case à cocher permet de spécifier si le mandat/titre doit solder l' engagement sur lequel il pointe. Dans cette hypothèse, le montant de l' engagement non consommé est réintroduit dans le disponible budgétaire de l' imputation.

Si cette case n' est pas cochée (mandat/titre d' acompte), un autre mandat/titre pourra ultérieurement pointer sur le même numéro et la même ligne d' engagement.

Lors de la suppression d' un mandat/titre soldeur, une boite de dialogue vous donnant la possibilité de désolder ou non l' engagement s' affiche.

Si vous choisissez de désolder l' engagement, celui-ci sera dans un premier temps désoldé, c' est à dire qu' il sera dans la même situation que si votre mandat/titre était un mandat/titre d' acompte, puis se trouvera après la suppression du mandat/titre dans la même situation qu' avant la création du mandat/titre.

Si vous choisissez de ne pas désolder l' engagement, la suppression du mandat/titre n' aura pas de conséquence sur l' engagement. Celui-ci restera soldé et aucune autre consommation ne pourra être faite dessus.

Bouton CMP.

Permet de saisir les répartitions CMP des mandat/titres.

Bouton Libellés supplémentaires :

Permet de saisir un objet de mandat/titre plus détaillé

Bouton Autres infos :

Permet d’accéder à la fenêtre de saisie des informations complémentaires (infos liées au délai global de paiement …)

‘Autres informations’.

Cet écran s’affiche en cliquant sur le bouton ‘Autres Infos’ situé dans la grille principale de saisie ou de consultation d’un mandat/titre ou d’une proposition de mandat/titre.

Informations diverses

Code géographique’ et ‘Code analytique’.

La saisie de ces zones est facultative.

Si les options contrôle d’existence du code analytique et du code géographique sont sélectionnées dans la fonction collectivité , le système effectuera un contrôle d’existence sur ces zones lors de la création ou de la modification d’un mandat/titre. Dans le cas contraire, aucun contrôle ne sera effectué par le système sur le contenu de ces zones. Aucun traitement standard ne prévoit l’utilisation de ces données.

Code période’ et ‘Code opération’

Ces champs ne sont à renseigner que pour les collectivités gérant des déclarations de TVA (principalement dans le cadre de la nomenclature M49), afin d’obtenir les éléments permettant d’établir les déclarations mensuelles.

Si le " contrôle code période et date de saisie des mouvements " est coché, la date de modification du mandat/titre doit être comprise entre la date de début de période et la date limite de période.

FL’exploitation de ces deux zones, implique un paramétrage préalable au moyen les tâches Code opération et Code période.

Liquidé non mandat/titreé

Cette zone permet de créer des mouvements sur liquidé non mandat/titreé. Le liquidé non mandat/titreé doit déjà exister dans CORIOLIS pour cette collectivité, cet exercice et ce budget, sinon le mouvement (ou la ligne de mouvement) ne sera pas créé. Zone facultative.

Interface généralisée

Date de création

Date de création du mouvement

Date de mise à jour

Date de modification du mouvement

Informations liées au délai global de paiement

Mouvement d’IM

Permet de définir s’il s’agit ou non d’un mouvement d’intérêts moratoires, si oui le numéro du mouvement et le montant sont indiqués dans les zones suivantes.

Dates de l’ordonnateur

 Informations concernant les dates de réception, de saisie, et d’émission du mouvement du côté de l’ordonnateur.

Date de facture’

Si cette date n’est pas saisie par l’utilisateur, le système la renseigne par la date du jour. La date de facture n’est utilisée que si le module Euro est actif dans votre collectivité.

‘Date de réception’

Date à laquelle la facture à été réceptionnée dans la collectivité.

‘Délai de suspension’

Délai pendant lequel le mandat/titre est suspendu, ce qui permet de retarder la date d’échéance.

‘Date d’échéance’

Date à partir de laquelle les intérêts moratoires sont susceptibles d’être calculés.

Dates du trésorier

Informations concernant les dates du mouvement du côté du comptable (réception, paiement…)

‘Délai de suspension’ Délai pendant lequel le mandat/titre est suspendu, ce qui permet de retarder la date d’échéance.

Informations liées au marché

Avance’, ‘Retenue de garantie’, ‘Révision fournisseur’

Ces bascules sont mises à jour automatiquement lors de la liquidation d’une facture pointant sur un décompte de marché.

Elles sont par ailleurs saisissables mais ne sont pas exploitées dans les listes standard de Coriolis.

Autres caractéristiques du mouvement

Mouvement imposable

Cette case à cocher permet d' identifier les mandat/titres pour lesquels la collectivité devra faire une déclaration en fin d' exercice (DADS2) et qui concerne tous les honoraires payés durant l' exercice.

Présence bénéficiaire

Cette case sera principalement utilisée pour les mandat/titres provenant de l' interface généralisée pour lesquels un bénéficiaire est présent.

Le fait de saisir un bénéficiaire'  dans la zone tiers n' a aucun impact sur cette case à cocher.

‘Fonds de compensation de TVA’

Permet d’identifier les mandat/titres qui devront être pris en compte dans le document à fournir en fin d’exercice dans le cadre du F.C.T.V.A. En création de mouvement, cette zone est automatiquement alimentée par la valeur du champ FCTVA de l’imputation budgétaire. Le changement de l’imputation budgétaire, lors de la modification d’un mouvement, entraînera également la mise de ce champ à partir de la valeur du champ FCTVA de la nouvelle imputation budgétaire.

Prime de technicité

Cette case à cocher permet d' identifier les mandat/titres qui devront donner lieu au versement d' une prime de technicité (notion très peu utilisée).

‘DGE1’ et ‘DGE2’

Permet d’identifier les mandat/titres qui devront être pris en compte dans l’état DGE. En création de mouvement, cette zone est automatiquement alimentée par la valeur des champs DGE1 et DGE2 de l’imputation budgétaire. Le changement de l’imputation budgétaire, lors de la modification d’un mouvement, entraînera également la mise à jour de ces champs à partir de la valeur des champs DGE1 et DGE2 de la nouvelle imputation budgétaire.

Réimputation

Permet de déterminer s’il s’agit d’un mouvement de réimputation

‘Charges constatées d’avance’

Permet d’identifier les mandat/titres ayant donné lieu sur l’exercice budgétaire précédent à une charge constatée d’avance.

‘Charges à rattacher’

Cette case à cocher permet d’intégrer dans le résultat annuel toutes les charges correspondant à des services faits qui n’ont pu être comptabilisés en raison, notamment pour les dépenses, de la non réception par l’ordonnateur de la pièce justificative. Attention, dans le cas où cette case est activée, la valeur de la nature de l’enregistrement Indigo Mandat/titre sera positionnée avec un code particulier, qui dépend du type de procédure utilisé (Régularisation ou contrepassation). Il existe une procédure Batch permettant de générer automatiquement tous les mouvements de rattachement à partir des services réalisés saisis dans Coriolis.

‘Rattachement complémentaire’

Cette case à cocher est utilisée dans la procédure de régularisation des rattachements. Elle ne peut en aucun cas être saisie ou modifié dans cette tâche de mandat/titreement. Les mouvements complémentaires de rattachement sont générés à partir de la fonction ‘Mouvement de réalisation des rattachements’.

‘Prélèvement d’office ordinaire’

Mandat/titre de régularisation dans la mesure ou il s’agit de la constatation d’une dépense pour laquelle le règlement à déjà eu lieu par prélèvement (ex : E.D.F., Tel, etc...)

‘Prélèvement d’office régisseur’

Mandat/titre de régularisation dans la mesure ou il s’agit de la constatation d’une dépense concernant une régie pour laquelle le règlement à déjà eu lieu par prélèvement (ex : E.D.F., Tel, etc...).

Bouton ‘Fiche’.

Cet écran s’affiche après avoir cliqué sur le bouton ‘Fiche’ accessible dans l’écran de visualisation des mouvements lors de la consultation d’un mandat/titre ou d’une proposition de mandat/titre.

L’objectif de cette édition est d’obtenir un document papier servant d’accompagnement à la facture ou aux pièces justificatives de la proposition de mandat/titre afin de faciliter la tâche des personnes devant viser la proposition.

Différents types d’éditions sont paramétrés avec pour chacun une liste de pièces à joindre. Un commentaire de 20 caractères peut être saisi en liaison avec chaque pièce.

Des pièces non prévues peuvent être sélectionnées, toutefois, leur prise en compte ne concernera que la demande d’édition en cours.

Cet écran s’affiche après avoir cliqué sur le bouton ‘Associer Immo’ accessible dans l’écran d’Interrogation d'un mandat ou d’une proposition de mandat.

L’objectif de cette grille est de pouvoir ajouter ou supprimer une immobilisation au mandat.

Plusieurs biens peuvent être liés à un même mandat (à une même ligne de mandat).

Signification des colonnes du  tableau

‘Montant du mouvement’

Montant de la ligne du mandat.

‘Montant restant à affecter’

Montant de la ligne du mandat n’ayant pas été affecté.

Signification des colonnes du  tableau

 ‘Immobilisations liées’

Liste de tous les biens liés au mandat ou à la proposition de mandat.

Un clic sur une des lignes du tableau permet d’afficher le détail du bien.

‘Numéro d’inventaire’’

Numéro d’identification du bien lié au mandat.

‘Montant affiché’

Montant du mandat affecté à l’immobilisation.

Ce montant doit être saisi dans la limite du montant total du mandat et du montant déjà affecté sur d’autres immobilisations.

 ‘Envoyé TG’

Bascule indiquant si le mandat (d’acquisition ou de travaux) a été envoyé à la TG (via Indigo Inventaire). Modifiable manuellement si le sujet IMTG est désactivé sur l'objet "Gestion des immobilisations- Bien immobilié".

 ‘Mandat de clôture’

Cette notion est utilisée pour les biens de type " travaux en cours (compte 23) ". Elle indique que le mandat sélectionné est le dernier mandat qui pointera sur ce bien.

 ‘Info’

Ce bouton permet l’accès à la grille ‘Bien immobilisé’ afin d’obtenir toutes les informations sur le bien.