GUIDE UTILISATEUR

DU PROGICIEL

CORIOLIS-FINANCES

AXES D'ANALYSE

Version V 4.2

Aujourd'hui, les besoins de communication et de transparence deviennent des éléments importants de l'activité des collectivités locales, qui sont même décrits sous forme de réglementation, décrets, codes, …

Cette communication devient donc institutionnelle et reflète la volonté de présenter, informer, clarifier et parfois justifier ou prouver l'action des collectivités sur leur territoire concernant les environnements à la fois social, économique, urbain, … Il est clair que dans cet effort de transparence, ce ne sont pas les chiffres directement sortis de la comptabilité publique, même si elle se réforme et s'adapte à la comptabilité des entreprises (PCG82), qui permettront à l'administré, au citoyen d'appréhender facilement, visuellement, l'action des collectivités vis à vis des services publics et d'intérêts économiques dont elles ont la charge. Il sera toujours plus compréhensible de communiquer sur le prix d'un repas par enfant par jour à la cantine, sur le nombre d'emplois créés, sur le coût d'entretien annuel d'un lampadaire, que de présenter les dépenses recensées sur une nomenclature comptable 606 quelconque, même bien détaillée.

Ainsi une ventilation des dépenses et recettes comptables, en éléments tangibles analysables, assimilables, comparables, mesurables, devient incontournable pour répondre à ces besoins.

Il est bien sûr possible de faire ce traitement à posteriori, et de ventiler les montants mis en jeu dans les écritures comptables suivant des données connues, pour produire un rapport, travail long et répétitif.

L'objectif de ce nouveau module est donc de répondre aux besoins de communication sur des données extra comptable et d'automatiser les traitements fastidieux de retraitement, périodique, en incluant ces notions analytiques directement lors de la production des informations de gestion.

il existe déjà dans Coriolis Finances Publiques différentes possibilités de lier des informations extra comptable :

• sur les budgets via les appartenances budgétaires, ou via les SDG avec un découpage par projet et non par service utilisateur de crédits,
• sur les mouvements financiers via le code géographique et le code analytique,
• sur les opérations financières via les entités administratives.

La gestion des AA telle qu'elle est décrite ci-après, reprend les différents concepts précédents, pour les synthétiser avec des évolutions dans ce nouveau module.

Les fonctions apportées sont :

• De permettre la modification de la description de la structure de codification d'un AA en cours d'exercice
• De gérer, en plus de la notion de Pourcentage, les notions de montants (saisis par l’utilisateur ou calculés automatiquement en fonction du Pourcentage et du montant du mouvement) ainsi que des notions d’unités et de quantités permettant une valorisation de chaque AA de manière quantitative.
• De rattacher facultativement des AA à d’autres objets :
• préparation d’enveloppes d’AP
• préparation d’imputations d’AP
• préparation de budget CP
• préparation des structures de gestion
• enveloppes d’AP
• imputations d’AP
• budget CP
• structure de gestion
• marchés
• tiers
• biens comptables
• les sorties de stock
• mouvements financiers

• affectation AP
• sous affectation AP
• réservation AP & CP
• engagement AP & CP
• services faits
• mandats & titres
• les annulations

• De fournir des éditions pour exprimer suivant ces axes analytiques que sont les entités administratives, des éditions ou l'expression des montants peut se faire vis à vis d'unités représentant des montants forfaitaires.
• Les descriptions des informations analytiques seront intégrées à l'info centre, afin de permettre la définition et l'utilisation des données ainsi réparties.
• De permettre la gestion des AA dans l’interface généralisée :e n fait les traitements de l’interface bénéficieront de l’héritage automatique des AA, et un nouveau traitement spécifique permettra la gestion des AA (création ou reprise des AA))
• D'intégrer la prise en compte des Axes analytiques dans les traitements d’import-export de la préparation budgétaire
• D'intégrer la prise en compte des Axes analytiques dans les traitements de rattachements, clôture et pré-clôture

Chaque axe d'analyse devra être attachée à un paramétrage des axes d'analyse. Il s'agit là de codifier les différents 'champs' que l'on souhaite obtenir dans la description d'un axe d'analyse. les axes d'analyses ne représentent pas le même paramétrage d'une collectivité à une autre. Nous pouvons citer par exemple :

- les programmes

- les axes politiques

- les thèmes d' actions

- les communes

- les cantons

- les arrondissements

- les routes

- les syndicats de communes

• etc...

Il est possible de définir pour chacun des thèmes les paramètres suivants : hiérarchie; pourcentage; montant; coût; unité…

L' organisation des données intègre une représentation chaînée de l' information permettant d' insérer et de supprimer des Codes dans la description de la structure d' un axe d'analyse.

Un traitement de déploiement est réalisé après chaque validation pour rendre immédiatement disponible les modifications.

L'étape suivante pour la mise en place de la " gestion analytique " est la saisie des axes d'analyses.

Cet objet permet de codifier les différentes typologies de coûts, autres que les types prédéfinit qui sont standards et figées : Directs / Indirect / Mixtes et Fixes / Variables / Mixtes. L'utilisateur peut définir des types de coût personnalisés comme par exemple: prestations extérieure; subvention; prestations de régie; Heures pleines ; jour ouvrés; densité de population; SI…

Cet objet permet de codifier les types d'unités, qui sont des éléments potentiels de regroupement des saisies par unités .

Jusqu'à présent les appartenances politiques permettaient d'avoir une vision extra comptable du budget seulement, maintenant avec le module analytique il est possible d'avoir une vision beaucoup plus fine de l'activité budgétaire

de la préparation budgétaire jusqu'aux consommations d'annulations grâce à la déclinaison puis l'héritage des axes

d'analyses. voir groupe d'appartenances pour budget.

Les axes d'analyses regroupent les politiques, les domaines d' action ou de compétence dans lesquels une un mouvement financier va s' inscrire. Ils vont permettre d' obtenir une vision extra comptable du budget. Nous pouvons citer en exemple :

- les programmes

- les axes politiques

- les thèmes d' actions

- les communes

- les cantons

- les arrondissements

- les routes

- les syndicats de communes

- etc...

Cet objet permet la mise à jour des valeurs créées par défaut lors de l' insertion ou de la suppression d' un code dans le paramétrage. C' est à partir de là que s' effectue la codification des axes d'analyses qui permet de créer les diverses branches des axes principaux du paramétrage.

Cet objet permet de rattacher des axes d'analyses à une ligne d'enveloppe budgétaire en en exécution.

Cet objet permet de rattacher des axes d'analyses à enveloppe budgétaire en en exécution.

Saisie d'un axe d'analyse sur le marché dépend des besoins de la collectivité et aussi de son organisation interne. Comme pour tous les objets rattachés cette saisie permet de définir une ou plusieurs direction analytiques,

soit partir de certaines informations de la fiche marché comme par exemple le service gestionnaire ou la durée le type de marché ou le mode de passation du marché; la destination du marché. Dans certains cas on n'est plus obliger de saisir ces informations dans la fiche.

Soit à partir d'autres critères personnalisables comme par exemple l'objet de marché ; la catégorie d'achat ; le service utilisateur;

Dans tous les cas la création d'axes d'analyse sur le marché va permettre d'avoir une vision plus ou moins fine de la des caractéristiques exactes des mouvements financiers qui sont générés avec ce dernier. De plus cela permet de s'affranchir des éventuelles évolutions de la fiche marché.

Remarque: l'utilisation d'un marché faisant presque toujours appel à un Tiers la saisie des axes d'analyses sur ces entités indissociables devrait être complémentaires.

Cet objet permet de rattacher des axes d'analyses à enveloppe budgétaire en préparation.

Ces informations sont prise en compte par les traitements d'Import et d'Export.

Cet objet permet de rattacher les axes d'analyse à une ligne d'enveloppe.

Ces informations sont prise en compte par les traitements d'Import et d'Export

Cet objet permet de rattacher les axes d'analyse à une ligne proposition de budget

Ces informations sont prise en compte par les traitements d'Import et d'Export

Cet objet permet de rattacher les axes d'analyse aux structures de gestion au même titre que ce qui est fait pour les imputations mères.

A leurs création les sdg héritent automatiquement des axes d'analyses qui existent déjà sur l'imputation mère, mais il est possible de rajouter de nouveaux critères ou de nouveaux axes sur cette dernière.

L'objet permet de créer ou bien de compléter les axes d'analyses.

En création on est libre de saisir les axes sans tenir compte des axes existants sur l'imputation mère.

Dans le cas ou il existe un axe hérité de l'imputation mère on peut saisir des niveaux supplémentaires qui n'existent pas forcement sur cette dernière. Ces informations sont prise en compte par les traitements d'Import et d'Export.

Saisie d'un axe d'analyse sur le Tiers dépend des besoins de la collectivité et aussi de son organisation interne. Comme pour tous les objets rattachés cette saisie permet de définir une ou plusieurs direction analytiques,

soit partir de certaines informations de la fiche tiers comme par exemple la CATEGORIE ou le code SIREN ou le code APE. Dans ce cas on n'est plus obliger de saisir ces informations dans la fiche.

Soit à partir d'autres critères personnalisables comme par exemple la localisation géographique; la couleur politique; la taille ; le chiffre d'affaire ; délai moyen de livraison ; le type et la qualité de service…

Dans tous les cas la création d'axes d'analyse sur le Tiers va permettre d'avoir une vision plus ou moins fine de la des caractéristiques exactes des mouvements financiers qui sont générés pour ce dernier. De plus cela permet de s'affranchir des éventuelles évolutions de la fiche Tiers.

Remarque: l'utilisation d'un marché faisant presque toujours appel à un Tiers la saisie des axes d'analyses sur ces entités indissociables devrait être complémentaires.

La gestion des axes analytiques sur les opérations/sous opérations est un plus par rapport à la gestion des Entités Administratives.

En ce concerne les possibilités de ventilation des montants et des pourcentages ainsi que le paramétrage des coûts , des unités et du service gestionnaire des axes.

Cette tâche permet de saisir les axes d'analyses conformément aux règles d'héritages des axes sur les objets.

Par exemple pour une opération donnée on peut saisir les axes de son choix à condition que ces derniers

existent au niveau de l'opération parente. Voir dans la tâche "Principe d'héritage des axes d'analyses".

Tâche est accessible par le menu Définir- Axes d'analyse- Paramétrage des axes d'analyse -bouton 'contrôle par niveau'.

Permet d'activer la grille de paramétrage du contrôle obligatoire de saisie des axes par niveau de consommations. Ce paramétrage est le complémentaire du paramétrage de l'article nature de l'imputation budgétaire qui contrôle la présence axes analyse sur les mouvements de consommations.

Pour chaque niveau de découpage de l'axe saisir le porteur de crédit en dépense ou de recettes maximum qui peut être utilisé sur l'axe d'analyse.

Si un axe est obligatoire pour un type de mouvement financier avec un certain niveau de détail, la création du mouvement ne pourra se faire 'Création impossible – Axe d'Analyse à saisir en amont'.

Dans cet exemple pour l'axe d'analyse ' Equipements '

A la création d'un engagement d'AP en dépense ou un titre de recette la présence de l'axe ' Equipements - ville' est obligatoire pour la validation de la création.

A la création d'un engagement de CP en dépense ou un titre de recette la présence de l'axe ' Equipements - ville- Type d'équipements' est obligatoire pour la validation de la création.

Et enfin à la saisie d'un mandat ou d'un titre la présence de l'axe ' Equipements -ville -type d'équipements- code équipement' est obligatoire pour la validation de la création.

Paramétrage des axes d'analyse

Type de coût des axes d'analyse

Cet écran permet de codifier les différentes typologie de coût, autres que les types prédéfinit qui sont standards et figées : Directs / Indirect / Mixtes et Fixes / Variables / Mixtes. L'utilisateur peut définir des types de coût personnalisés comme par exemple: prestations extérieure; subvention; prestations de régie;

C'est la liste des types de coût existants classés par ordre alphabétique. Se positionner sur la ligne de son choix pour faire des modifications dans la zone 'Informations'. Se positionner sur la ligne vierge pour saisir un nouvel axe d'analyse.

Champ simple obligatoire pour définir un code pour le type de coût en cours (alphanumérique sur 5caractères).

Champ simple obligatoire pour saisir librement un libellé court

Champ simple facultatif

Standard Coriolis: Si la coche est activée le type de coût devient inutilisable pour les transactions.

Paramétrage des axes d'analyse

Type d'unités des axes d'analyse

Cet écran permet de codifier les types d'unités, qui sont des éléments potentiels de regroupement des saisies par unités .

C'est la liste des types d'unité existants classés par ordre alphabétique. Se positionner sur la ligne de son choix pour faire des modifications dans la zone 'Informations'. Se positionner sur la ligne vierge pour saisir un nouvel axe d'analyse.

Champ simple obligatoire pour définir un code pour le type d'unité en cours (alphanumérique sur 5caractères

Champ simple obligatoire pour saisir librement un libellé court

Champ simple facultatif

Standard Coriolis: Si la coche est activée le type d'unité devient inutilisable pour les transactions.

Définir

Paramétrage des axes d'analyse

Unités des axes d'analyse

Champ simple obligatoire pour définir un code pour le type d'unité en cours (alphanumérique sur 5caractères

Champ simple obligatoire pour saisir librement un libellé court

Champ simple facultatif

Permet de définir un type pour l'unité en cours. Double cliquer pour activer le wisreq des types d'unité.

Standard Coriolis: Si la coche est activée l' unité devient inutilisable pour les transactions.