GUIDE UTILISATEUR

DU PROGICIEL

CORIOLIS-FINANCES

NOYAU FINANCIER

Version V 4.2

La gestion des codes banques permet de tenir le répertoire des établissements bancaires. Ce répertoire est composé d'un code banque (5 caractères) et d'un libellé. Il sera utilisé ultérieurement lors de la définition des références bancaires d'un fournisseur.

Il est possible de récupérer le fichier des Banques fourni par la Banque de France (traitement batch). Ce traitement récupère les banques et agences bancaires codifiées par la Banque de France et alimente automatiquement les tables CORIOLIS correspondantes.

Un code banque doit être codifié sur cinq caractères (normalisation des codes).

Le répertoire des banques est défini par collectivité.

La gestion des codes agence permet de tenir le répertoire des guichets bancaires. Chaque code agence est rattaché à un code banque préalablement créé (Cf "codes Banque"). Ce répertoire est composé d'un code banque (5 caractères), d'un code agence (5 caractères) et d'un libellé. Il sera utilisé ultérieurement lors de la définition des références bancaires d'un fournisseur.

Un code agence doit être codifié sur cinq caractères (normalisation des codes).

Le répertoire des agences est défini par collectivité.

La tâche ‘Codification des Opérations / Classes’ permet de mettre en place une nomenclature destinée au suivi des opérations.

Une ‘classe’, sous-ensemble d’une opération peut être divisée en ‘sous-classe’. Ces deux éléments de nomenclature, classe et sous-classe peuvent être utilisés comme critères de recherche dans la liste des opérations.

La tâche ‘Codification des Opérations / Commissions’ permet de mettre en place une nomenclature destinée au suivi des opérations.

Chaque ‘Opération’ pourra être attachée à une ‘commission’, cet élément pouvant être utilisé comme critère de recherche dans la liste des opérations.

La tâche ‘Codification des Opérations / Dossiers’ permet de mettre en place une nomenclature destinée au suivi des opérations.

Chaque ‘Opération’ pourra être attachée à un ‘dossier’, cet élément pouvant être utilisé comme critère de recherche dans la liste des opérations.

Cette fonction permet de gérer la nomenclature des appartenances.

Elle correspond à la deuxième étape pour la mise en place de la gestion des appartenances dans une collectivité, la première étant la définition des ‘groupes d’appartenance’.

Il existe 4 niveaux possibles de découpage de la nomenclature d’appartenance.

Il est possible de n'utiliser que le premier critère pour la mise en place de cette gestion. Par contre si on utilise le deuxième critère, le premier doit obligatoirement être saisi. Cette règle se répète pour l'utilisation des critères suivants.

Lors de la création d’un critère d’appartenance, un lien peut également être fait avec un code ‘programme/opération’ (cf. programme/opération).

Cette fonction permet de définir les ‘directions de service’ de la collectivité. La codification des directions de service est basée sur 3 caractères Alphanumériques.

L’objectif est d’associer ultérieurement un service (créé dans la tâche Nomenclature du menu Définir) à une direction de service.

Le rattachement d’un service à une direction de service sera réalisé par la tâche ‘Service informations complémentaires’ du menu Définir

La gestion des ‘en-têtes dépense’ permet au service des finances de programmer la date de saisie des premiers mandats d'un exercice.

En effet, un en-tête dépense contient l'ensemble des numérotations provisoires et définitives qui vont permettre de bien gérer les exploitations des mandats et des bordereaux journaux de mandats.

Nous trouverons ainsi :

. le cumul mandaté ( H.T., TVA et T.T.C.)

. le cumul annulé ( H.T., TVA et T.T.C.)

. le cumul ordre de reversement ( H.T., TVA et T.T.C.)

Une ‘en-tête dépense’ se caractérise par :

- une collectivité,

- un exercice budgétaire,

- un code budget.

Il convient par conséquent de bien les ouvrir en début d'exercice, afin de pouvoir commencer la saisie des mandats. Ensuite il est conseillé de ne plus les toucher et de laisser le système affecter les numéros provisoires et définitifs de façon automatique.

REMARQUE : Il faut absolument mettre une numérotation des pièces provisoires ( mandat et bordereau ) différente de celle des pièces définitives et provisoires afin d'éviter les doublons dans les traitements d’exploitations. Les numéros provisoires des mandats et titres doivent être supérieurs à 50 000

Pour pouvoir réaliser des exploitations de mandats et de titres, il faut auparavant définir des profils d’exploitation. Les profils permettent de paramétrer les extractions de mandats et de titres à éditer.

Les profils sont définis pour une collectivité.

Dans un profil, on précise l’exercice, le budget et le code d’application à traiter.

Lors d’une exploitation, les mandats sont renumérotés (attribution des numéros définitifs) et sont répartis dans des bordereaux en fonction de certains critères. Ces critères sont définis dans le profil. On peut, par exemple, choisir de faire des ruptures de bordereaux sur la section, c’est à dire avoir un bordereau pour les mandats d’investissements et un autre bordereau pour les mandats de fonctionnement. Ces critères sont souvent définis par la Trésorerie Générale qui ne souhaite pas mélanger, dans un même bordereau, des mouvements de types différents.

On peut également, lors d’une exploitation, regrouper des mouvements individuels en mouvements multiples ou en mouvements collectifs. Le regroupement est un autre paramètre du profil. Le regroupement consiste à supprimer les mouvements individuels et à créer des mouvements multilignes en fonction du type de regroupement choisi.

Avant de saisir les profils, la collectivité doit faire la liste des différents types d’exploitations qu’elle doit réaliser. Pour chaque type d’exploitation, il faut fixer les critères de renumérotation des mouvements, et le type de regroupement.

La notion de groupe d’appartenance s’inscrit dans une logique de ‘vue du budget’ sous d’autres angles que la vision comptable donnée par les Natures (ou Articles) et les codes Fonctionnels.

Chaque Imputation budgétaire, Structure de gestion ou Enveloppe dans le cadre de la gestion des autorisations de programme pourra être attachée à un critère d’appartenance préalablement paramétré.

Une fonction de liste (Cf. Situation budgétaire par appartenance ) permet ensuite de visualiser le budget prévisionnel ou la consommation réalisée à partir d'un groupe d'appartenance et de critères d'appartenances.

Le groupe analytique est la première étape pour la mise en place de cette fonctionnalité. Il s’agit là de codifier les différentes ‘vues’ que l’on souhaite obtenir, ainsi que les libellés des critères qui lui seront associés.

Exemple de groupe d’appartenance :

- secteur économique

- secteur politique

- secteur géographique

- autres

L'étape suivante pour la mise en place de la " gestion des appartenances " est la saisie des critères d'appartenances.

Le répertoire des modes de règlement permet de tenir la codification de l'ensemble des méthodes de paiement utilisées par la collectivité pour le règlement des tiers. Un mode de règlement est donc appliqué à chaque référence bancaire d'un fournisseur et utilisé ensuite pour produire les différentes pièces comptables issues du mandatement. Les principaux modes de règlement utilisés par la collectivité sont :

* les virements bancaires,

* les virements postaux,

* les virements Caisse d'Epargne et Caisse Nationale d'Epargne,

* les virements chez un comptable du Trésor,

* les chèques sur le Trésor Public,

* les ordres de paiement...

Par ailleurs, le répertoire des modes de règlements a également comme objectifs supplémentaires :

- d’assurer le lien entre le mode de règlement codifié en interne par la Collectivité et le mode de règlement connu à la Trésorerie Générale et transmis dans l'interface RCT ou INDIGO,

- d’associer l'édition des pièces comptables (mandats, bordereau, ordre de virement, chèque...) à un mode de règlement,

- de contrôler la pertinence de la saisie des références bancaires d'un tiers (fournisseur) par rapport au mode de règlement utilisé (RIB obligatoire ou interdit).

Cette fonctionnalité permet de codifier la ou les nomenclatures propres à chaque budget de la collectivité. Ces éléments de nomenclature sont constitués généralement d'un code et d'un libellé.

La reconduction de la nomenclature d’un exercice sur l’autre est assurée par le module de préparation budgétaire.

En fonction de la nomenclature officielle de la collectivité (M11, M49, M14, M12, M51, ...), les éléments de nomenclature appartiennent à des catégories différentes. Par exemple :

A cette nomenclature officielle, la collectivité peut apporter ses extensions, c'est-à-dire détailler la nomenclature officielle en créant des éléments de nomenclature plus précis mais dans lesquels la racine du code correspond à la nomenclature officielle. Dans ce cas on utilisera obligatoirement un point pour séparer la partie officielle et la partie interne.

Une nomenclature ‘non officielle’ peut également être définie à travers les codes ‘programmes’ et les ‘services’ utilisés au sein de la collectivité.

Chaque catégorie d'éléments possède des informations qui lui sont propres.

Pour la catégorie 'Chapitre' (ou fonction), un élément de nomenclature se définit avec :

Pour la catégorie 'Sous-chapitre' , un élément de nomenclature se définit avec :

Pour la catégorie 'Sous-fonction, un élément de nomenclature se définit avec :

Pour la catégorie 'Article' (ou nature), un élément de nomenclature se définit avec :

Pour la catégorie 'Programme' (ou 'opération'), un élément de nomenclature se définit avec :

Pour la catégorie 'Service', un élément de nomenclature se définit avec :

Chaque collectivité doit de plus fournir des états officiels, certains de ces états correspondant à des consolidations ou des regroupements sur une partie d'un élément de nomenclature. Par exemple, pour une collectivité appliquant la nomenclature M51, elle devra fournir une balance générale à deux chiffres, ces deux chiffres correspondant aux deux premiers caractères de l'article. Ces éléments de nomenclature à deux chiffres doivent être saisis dans la nomenclature, au niveau de la catégorie 'article'. De même, pour une collectivité appliquant la nomenclature M14, elle devra saisir les différents niveaux de ces sous-fonctions afin d'obtenir les différents libellés sur les états à fournir.

La suppression d’un élément de nomenclature est interdite s’il est utilisé dans une imputation budgétaire

Cette fonction permet de définir les codes ‘Opérations dépense’ utilisés dans la gestion de TVA.

La nomenclature M49 oblige de déclarer mensuellement la TVA à la Direction Générale des Impôts. Cette déclaration de TVA est présentée par code opération. Chaque code opération représente une classification de dépense bien précise. Par conséquent, cette fonction permet de saisir les codes opérations utilisés par la déclaration.

Le code opération pourra être renseigné lors de la saisie des mandats avec le code période.

L’objectif de la gestion des codes opérations, est d’éditer mensuellement un état regroupant les dépenses effectuées par code opération. Cet état doit permettre de remplir plus aisément la déclaration de TVA.

Exemples :

- 16 : Biens constituant des immobilisations,

- 17 : Autres biens et services,

- 18 : Autre TVA à déduire,

- ...

Cette fonction permet de définir les codes périodes qui seront utilisés dans la gestion des déclarations de la TVA. Une période permet de sélectionner les mandats à prendre en compte dans une déclaration de TVA donnée.

Cette fonction permet de saisir des informations complémentaires sur un service et rattacher un ‘service’ (créé dans la tâche ‘Nomenclature’ du menu ‘Définir’) à une ‘direction de service’ (créée dans la tâche ‘Direction de service’ du menu ‘Définir’)

Ces informations pourront être consultées par les utilisateurs ayant accès à cette tâche, mais également lors de la saisie de mouvements de consommation sur les imputations budgétaires (réservations, engagements, mandats, titres.)

Cet objet permet de définir une correspondance entre deux tiers à fusionner

Il peut apparaître que deux tiers identiques aient été crées dans une collectivité avec des numéros différents et éventuellement des caractéristiques différentes.

La saisie de tiers à fusionner (en doublon) avec un tiers de référence permettra de remplacer toutes les références au tiers à fusionner par les références au tiers de référence. Ce traitement sera effectué par un programme batch en fonction des correspondances saisies.

Une grille de saisie permet de créer les différentes correspondances de tiers à fusionner.

La préparation du cadre budgétaire appliqué par la collectivité sera réalisée par les transactions ‘Budget Dépense’ et ‘Budget Recette’.

Ces tâches permettent de définir l'ensemble des comptes budgétaires (imputations) de dépenses ou de recettes utilisés dans le cadre d'un exercice et d'un budget (principal ou annexe).

Un compte budgétaire correspond à une association d'éléments de nomenclature et peut posséder des crédits alloués lors des différentes étapes budgétaires.

Un compte budgétaire se décompose en plusieurs parties :

Un compte budgétaire contient ainsi des informations d'origines diverses :

- des mouvements budgétaires de crédits,

- un numéro de règle de gestion à appliquer

Le rattachement d'un compte budgétaire à une Section (Investissement / Fonctionnement) est déterminé par l'article. Si le compte budgétaire est géré sans TVA ou T.T.C., l'ensemble des crédits inscrits et des consommations sont T.T.C. Si le compte budgétaire est géré Hors taxes, l'ensemble des crédits inscrits et des consommations sont hors taxes.

La mise en place de Structures de Gestion (S.D.G.) peut répondre à plusieurs objectifs :

Une imputation peut avoir de 0 à N structures de gestion, par contre une S.D.G. n’est attachée qu'à une seule imputation budgétaire. Il est possible d'affecter à la S.D.G. soit le service propriétaire des crédits soit un service dit "consommateur". La numérotation de la structure de gestion peut être manuelle ou automatique. La S.D.G. suit les mêmes règles que le compte budgétaire au niveau des dépassements lors de l'exécution budgétaire ( réservation, engagement, titre, ....).

La création ou mise à jour d’une S.D.G. est réalisée à partir du menu ‘budget dépense’ ou ‘budget recette’ en cliquant sur le bouton ‘S.D.G..’

On accède à la consultation de la situation budgétaire d’une S.D.G. par la transaction ‘Structure De Gestion’ du menu ‘Préparer’ ou en cliquant sur le bouton ‘INFO’ face à la zone S.D.G. dans les écrans ou cette notion est utilisée.

La gestion des tiers dans CORIOLIS est assurée par une seule et même tâche. Un tiers pourra être déclaré comme ‘Fournisseur seulement’ , ‘Débiteur seulement’ ou ‘Tiers Fournisseur et Débiteur’.

Un fournisseur pourra être identifié ‘hors seuil’ afin de ne pas être limité au niveau des consommations.

Pour que le suivi des seuils hors marché soit effectif, un traitement batch d’initialisation des seuils doit être exécuté en début d’exercice à l’initiative du service informatique.

Un fournisseur pourra être associé à plusieurs domiciliations bancaires.

Lors de la création d’un fournisseur, la notion de ‘bénéficiaire’ est utilisée à deux niveaux :

- dans l’onglet domiciliation, zone ‘bénéficiaire’,

- dans l’onglet ‘Bénéficiaires’.

Dans les deux cas, l’objectif est d’offrir la possibilité d’émettre un règlement au nom d’un fournisseur pour le compte d’un bénéficiaire. Toutefois, l’utilisation de l’une ou l’autre de ces possibilités dépendra des règles définies en interne en fonction des besoins.

On utilisera par exemple cette zone si le fournisseur avec qui la collectivité traite, ‘vend’ ses factures à une société d’affacturage. La domiciliation bancaire sera celle de la société d’affacturage et non celle du fournisseur. La zone bénéficiaire sera donc renseignée avec le nom de la société d’affacturage.

Ce peut être également le cas pour une société en liquidation judiciaire ; le bénéficiaire sera le compte du liquidateur.

Sur le mandat, la mention " C \ Nom du bénéficiaire", apparaîtra (au Compte de ...)

L’utilisation de l’onglet ‘Bénéficiaire’ implique que le ou les bénéficiaires soient préalablement déclarés comme tiers dans CORIOLIS. Cette contrainte est imposée dans le but de permettre ultérieurement une recherche des mandats ou titres émis pour un bénéficiaire.

Par exemple, la collectivité paie des subventions à un autre organisme public (le Tiers dans ce cas sera la trésorerie avec comme domiciliation bancaire le compte de l’organisme), pour le compte de différentes associations (qui seront donc bénéficiaires). Chaque association sera donc créée comme tiers (sans références bancaires) puis déclarée comme bénéficiaire de l’organisme collecteur de la subvention. Lors de la saisie du mandat, on indiquera le code du fournisseur, plus le code du bénéficiaire. Il sera possible par la suite de lister tous les mandats émis pour un bénéficiaire.

Sur le mandat, la mention : " P \ Nom du bénéficiaire ", apparaîtra (Pour ....)

Cet objet permet de saisir et de suivre la répartition des crédits sur 12 mois plus la journée complémentaire. La saisie de cette information doit respecter des règles émanant d’un paramétrage préalable.

• Pour une collectivité, un budget et un exercice, l'utilisateur pourra créer ou modifier un numéro de saisie de prévision de réalisation. Un paramètre permettra de propager les informations d'un numéro de saisie de prévision de réalisation sur l'ensemble des budgets de la collectivité pour l'exercice donné.
• La saisie d'un numéro de prévision de réalisation consiste à renseigner si ce numéro de saisie est clôturé (dans ce cas, la répartition n'est plus modifiable dans la tâche 'Préparer - Budget' pour ce numéro de saisie, pour l'ensemble des mois).

La saisie d'un numéro de prévision de réalisation doit permettre de préciser si un mois est saisissable. (dans ce cas, la répartition n'est plus modifiable dans la tâche 'Préparer - Budget' pour le mois concerné si ce dernier n'est pas saisissable). Cette option n'est valide que si le numéro de saisie n'est pas clôturé.

Cette tâche permet d'effectuer des transferts de crédit d'une structure de gestion vers une autre.

Les informations suivantes sont à renseigner :

Lors de la saisie d'un transfert de crédit, un historique est conservé. Par contre, au niveau de chaque structure de gestion, seul un cumul relatif au total des virements de crédits effectués sur cette structure est mis à jour. Aucun mouvement budgétaire n'est créé dans la structure de gestion.

Un transfert de crédit ne peut s'effectuer que sur deux structures de gestion appartenant au même compte budgétaire.

La gestion des sécurités permet la mise en place d'un contrôle du dépassement du disponible des structures de gestion.

Cet objet permet de passer plusieurs types de bons de commande :

• Bons de commande ‘Divers’ : créer des bons de commande concernant divers articles n'ayant aucun rapport avec la gestion des stocks.
• Bons de commande ‘Hors stock’ : Ces bons de commande sont passés auprès d’un gestionnaire/type de stock et d’un magasin (qui doivent appartenir au module stock) mais concernent des articles qui ne sont pas gérés en stock. Ils utilisent les unités de mouvements déclarés pour le gestionnaire/type de stock correspondant et apportent, par rapport à la gestion des bons de commande divers, la possibilité, au moment de la facturation, de détailler les articles correspondant à la facture de ceux qui resteront encore à facturer.
• Bons de Commande ‘Sur stock’ : il s'agit de gérer la commande d'articles stockés pour un magasin et un budget donnés. Chaque commande d'article vient alors mettre à jour la quantité en commande des articles correspondants :
• Tous les articles référencés doivent exister dans la table des articles par magasin et par budget.
• Tous les articles d’une même ligne d’engagement doivent porter sur la même imputation et sur le même code TVA.
• Un article ne peut être référencé qu’une fois dans une ligne d’engagement.
• Le prix unitaire, initialisé lors de la création d’une ligne de bon de commande, correspond au prix négocié avec le fournisseur ou s’il n’est pas renseigné, avec le prix magasin.
• La commande d’un article stocké entraîne la mise à jour des quantités en commande de l’article par magasin et par budget, et du dernier prix d’achat et/ou du prix unitaire moyen pondéré et/ou du prix négocié en fonction du paramétrage défini dans le gestionnaire de stock:

Dans le cas contraire, ces deux budgets doivent être identiques.

La gestion des bons de commande est accessible :

• Soit depuis les Engagements de CP ou d'AP.
• Soit depuis la Gestion des bons de commande (tâche appartenant au noyau financier), qui permet :
• La définition de l'entête du bon (informations administratives du bon ainsi que le fournisseur concerné, mais aussi le type d'engagement qui devront être générés pour ce bon : AP ou CP).
• La définition des lignes détails d'imputation (permettant la répartition financière par imputation budgétaire et générant la ligne d'engagement d'AP ou de CP correspondante).
• La définition des lignes détails d'articles, en fonction du type du bon de commande (Divers, Hors stock ou Sur stock).
• La possibilité de donner l'accès aux bons sans pour autant autoriser l'accès aux engagements grâce à des sécurités utilisateurs spécifiques :

• Accès à la tache des bons de commande.
• Accès à l'entête d'au moins un des types de bon de commande (Divers, Hors Stock, Sur Stock).
• Droit de générer un engagement de CP ou d'AP.

• 1 pour l'accès à la tache ‘Saisie des bons de commande’.
• 1 pour chaque type de bons de commande (Divers, Hors stock ou Sur stock).
• 1 pour chaque type d'engagement générés (CP ou AP).

• La quantité nulle (pour la création de bon de référence qui pourront être dupliqués).
• Le prix nul (pour la commande d'articles gratuits).

Un mandat d'annulation va permettre à la collectivité de constater le rejet partiel ou total du payeur à régler un mandat normal.

Cette procédure est normalement du ressort du service des finances afin de constater le refus du payeur.

La saisie d'un mandat d'annulation est forcément rattachée à un mandat normal édité et la validation de ce type de mouvement entraîne la sortie papier d'un mandat d'annulation et du bordereau journal qui l'accompagne.

Les mandats d'annulation comportent un numéro de série continu mais différent de celui des mandats normaux.

Un mandat normal peut avoir plusieurs annulations partielles, mais la somme de ces annulations ne peut pas dépasser la somme du mandat normal.

Un mandat d'annulation n'est pas multi-ligne et l'annulation totale d'un mandat normal de trois lignes entraîne la création de trois mandats d'annulation séparés.

Un mandat d'annulation hérite de toutes les caractéristiques du mandat normal qu'il annule et remet à jour systématiquement l'ensemble des entités en temps réel mais dans le sens inverse du mandat normal.

Un mandat d'annulation saisi, mais non encore édité, peut faire l'objet d'une modification ou d'une suppression complète ( si les sécurités le permettent ). Par contre, un mandat d'annulation saisi et édité ne peut plus être modifié ou supprimé.

L'annulation d'un mandat d'annulation n'existe pas, car il suffit de repasser un mandat normal.

Un titre d'annulation va permettre à la collectivité de constater le rejet partiel ou total du payeur à encaisser un titre normal.

Cette procédure est normalement du ressort du service des finances afin de constater le refus du payeur.

La saisie d'un titre d'annulation est forcément rattachée à un titre normal édité et la validation de ce type de mouvement entraîne la sortie papier d'un titre d'annulation et du bordereau journal qui l'accompagne.

Les titres d'annulation comportent un numéro de série continu mais différent de celui des titres normaux.

Un titre normal peut avoir plusieurs annulations partielles, mais la somme de ces annulations ne peut pas dépasser la somme du titre normal.

Un titre d'annulation n'est pas multi-ligne et l'annulation totale d'un titre normal de trois lignes entraîne la création de trois titres d'annulation séparés.

Un titre d'annulation hérite de toutes les caractéristiques du titre normal qu'il annule et remet à jour systématiquement l'ensemble des entités en temps réel mais dans le sens inverse du titre normal.

Un titre d'annulation saisi, mais non encore édité, peut faire l'objet d'une modification ou d'une suppression complète ( si les sécurités le permettent ). Par contre, un titre d'annulation saisi et édité ne peut plus être modifié ou supprimé.

L'annulation d'un titre d'annulation n'existe pas, car il suffit de repasser un titre normal.

Dernière étape dans la saisie des dépenses, le mandat ‘normal’ constitue, pour la collectivité ( ou l'ordonnateur), l'ultime pièce dans l'exécution des dépenses donnant l'ordre au payeur de régler une somme à un fournisseur.

Cette étape est certainement la plus importante, et selon les collectivités, les utilisateurs et les procédures existantes, il est important que cette tâche soit sécurisée. Coriolis offre à cet effet plusieurs possibilités :

Un mandat normal possède, quelle que soit sa forme, un fournisseur et une ligne budgétaire au minimum. Par contre, un mandat normal peut être rattaché à plusieurs entités, enveloppes ou réservations différentes comme :

La saisie d'un mandat normal, qu'il soit en phase de pré-mandatement, de liquidation ou lors de la validation par le service financier, met à jour de façon systématique l'ensemble des entités rattachées qu'il traite en temps réel ( fournisseur, budget, engagement, marché etc... ).

Un mandat normal saisi, mais non encore édité, peut faire l'objet d'une modification ou d'une suppression complète ( si les sécurités le permettent ). Par contre, un mandat normal saisi et édité ne peut plus être modifié ou supprimé sans avoir recours aux procédures d'annulation ou de réimputation.

Dernière étape dans la saisie des recettes, le titre ‘normal’ constitue, pour la collectivité ( ou l'ordonnateur), l'ultime pièce dans l'exécution des recettes donnant l'ordre au payeur d'encaisser une somme d’un débiteur.

Il est à noter que la saisie d'un titre normal respecte les mêmes règles que la saisie d'un mandat normal, à savoir :

- une saisie décentralisée dans les services possible,

- une validation par le service des finances,

- une saisie et validation automatique du service des finances.

Dans la plupart des collectivités, la troisième solution semble être la plus utilisée, car les volumes de saisie sont moindres.

Un titre normal peut prendre les trois formes suivantes :

Un titre normal possède, quelle que soit sa forme, un débiteur et une ligne budgétaire au minimum. Par contre, un titre normal peut être rattaché à plusieurs entités, enveloppes ou réservations différentes comme :

La saisie d'un titre normal met à jour de façon systématique l'ensemble des entités rattachées qu'il traite en temps réel ( débiteur, budget, engagement etc... ).

Un titre normal saisi, mais non encore édité, peut faire l'objet d'une modification ou d'une suppression complète ( si les sécurités le permettent ). Par contre, un titre normal saisi et édité ne peut plus être modifié ou supprimé sans avoir recours aux procédures d'annulation ou de réimputation.

L'engagement de CP (Crédit de paiement) peut s'effectuer sur des imputations de dépenses ou des imputations de recettes. Deux tâches présentant des fonctionnalités identiques sont prévues dans Coriolis, une pour les dépenses et une pour les recettes.

Les écrans de saisie d'une proposition d'engagement de CP sont identiques à ceux d'un engagement de CP. Chaque zone est décrite et commentée dans la tâche 'Engagement de CP Dépense / Recettes'.

L'engagement de CP permet de réserver en temps réel des crédits au niveau d'un compte budgétaire, ou plus largement sur un porteur de crédit d'un niveau supérieur. Il diminue automatiquement le disponible du porteur de crédit sur lequel il pointe.

Chaque engagement est identifié par un code composé de son exercice budgétaire, du code budget et d'un numéro sur sept chiffres (ce dernier pouvant être attribué automatiquement ou saisi manuellement), mais également par un objet général.

A cette identification principale s'ajoute une gestion par ligne d'engagement : un numéro d'ordre appelé aussi numéro de ligne permet ainsi d'effectuer la décomposition d'un engagement sur plusieurs lignes budgétaires, marché ou tiers. Par défaut, un engagement comportera donc au moins une ligne (baptisée ligne 1) sous laquelle se retrouveront :

L'objet de la ligne d'engagement : cet objet permet de cerner plus précisément la nature de la dépense à effectuer.

Un numéro de marché : si l'engagement concerne un marché, l'identification de ce dernier est précisée et permet ainsi de rapatrier automatiquement les informations déclarées lors de la création de ce marché (compte budgétaire, structure de gestion et tiers s'il y a lieu).

Le rattachement de l'engagement à un cadre pluriannuel : Affectation d'AP, Sous-affectation d'AP, Réservation d'AP, Engagement d'AP.

Numéro de réservation : si l'engagement pointe sur une réservation, la saisie du numéro permet de rapatrier les informations concernant l'imputation budgétaire et la structure de gestion.

L'imputation budgétaire ou la structure de gestion : code budget et imputation ouverte au budget ou code de la structure de gestion.

Le tiers et éventuellement sa domiciliation bancaire : il est néanmoins possible de saisir un engagement sans préciser un tiers (Cf. gestion des sécurités utilisateurs). Dans ce cas, ce dernier devra être impérativement saisi lors de la création du mandat. Lorsque le tiers est saisi, il est possible d'associer le tiers bénéficiaire.

L'opération : Si l'engagement pointe sur un autre mouvement financier (Affectation d'AP, réservation CP, …) les références de l'opération sont automatiquement récupérées après la création de l'engagement ou si l'utilisateur a activé la touche 'F3' sur le mouvement financier. Dans le cas contraire, l'utilisateur peut saisir les références de l'opération lors de la saisie de l'engagement.

Le montant T.T.C.

Le code de TVA : si la ligne d'engagement concerne un compte budgétaire géré "H.T." ou géré "T.T.C. avec gestion de TVA" ou si un marché est présent.

Le montant H.T. correspondant s'il y a lieu.

Chaque ligne d'engagement dispose en outre des informations supplémentaires suivantes :

Le numéro de mandat soldeur ou le numéro de service réalisé soldeur.

Le numéro du fournisseur titulaire du marché.

La bascule édition (O/N).

Le code géographique et analytique.

En cas de report d'engagement, les numéros N -1 et N + 1 des engagements reportés.

L'engagement peut prendre différentes formes :

Autres : engagement simple.

Bon de commande : engagement et informations du bon de commande.

Ordre de service : engagement et informations de l'ordre de service.

La saisie des informations du bon de commande et de l'ordre de service a pour objectif d'éditer ces données afin de les transmettre soit au fournisseur, soit pour information à un service. Le montant saisi dans l'une des deux formes doit correspondre au montant de l'engagement et les informations du tiers sont reprises de l'engagement. Cette gestion de bon de commande ne permet pas de gérer les factures.

Il est possible de gérer trois types de bon de commande :

- Type 'Divers' : créer un bon de commande avec divers articles qui ne sont référencés nulle part.

- Type 'Hors Stock' : créer un bon de commande avec des articles qui ne sont pas gérés en stock.

- Type 'Sur stock' : créer un bon de commande avec des articles stockés pour un magasin et un budget donnés.

F Pour de plus amples informations sur les types de bons de commande, veuillez vous référer directement à l'objet bons de commande.

Grâce à la gestion par ligne, un engagement peut être :

Multi-imputation : chaque ligne d'engagement reprenant un compte budgétaire différent.

Multi-structure de gestion : chaque ligne d'engagement reprenant une structure de gestion différente.

Multi-tiers : chaque ligne d'engagement reprenant un tiers différent ou à l'inverse ne disposant pas de tiers.

Multi-réservation : chaque ligne d'engagement reprenant une réservation différente.

Multi-marché : chaque ligne d'engagement reprenant un marché différent.

Multi-opération : chaque ligne d'engagement reprenant une opération différente.

Lors de la passation d'un engagement, il est possible à tout moment :

De rechercher au moyen de listes disposant de critères de sélection :

Les comptes budgétaires.

Les structures de gestion.

Les réservations.

Les marchés.

Les tiers.

Les opérations.

De consulter la situation financière de ces éléments.

La gestion des sécurités utilisateurs permet de contrôler la passation d'un engagement d'après les sujets suivants :

Dépassements autorisés ou interdits au niveau :

Du compte budgétaire.

Du compte budgétaire si présence d'un code lien.

De la section d'investissement ou de fonctionnement.

Du lien entre plusieurs comptes budgétaires.

De la structure de gestion.

De la réservation.

Du marché.

Obligation ou pas d'imposer la saisie d'un fournisseur lors de l'engagement.

Les informations reprises d'un marché au moment de l'engagement ou d'un engagement au moment du mandat ne sont pas modifiables.

La passation d'un engagement d'investissement ou de fonctionnement reste soumise aux dates de clôtures des sections correspondantes définies dans la tâche "collectivité par budget".

La situation financière d'un engagement reprend en H.T. et T.T.C. :

Les totaux engagés.

Les totaux mandatés et annulés.

Les restes engagés.

Un engagement déjà consommé ne peut être supprimé : afin de dégager les sommes restantes engagées en attente au niveau de l'engagement, du marché et du compte budgétaire, deux solutions sont possibles :

Le solde d'un engagement peut être effectué au niveau d'un mandat dit "soldeur" par opposition à un mandat dit "d'acompte".

La suppression d'un engagement déjà consomm&e