GUIDE UTILISATEUR

DU PROGICIEL

CORIOLIS-FINANCES

MARCHÉS COMPLETS

Version V 4.2

Cette fonction permet d'enregistrer les différentes formules d'actualisation applicables aux marchés.

Le principe de l'actualisation est le suivant : comme il peut se passer un certain temps entre une remise d'offres avec certains prix indiqués et le moment où les marchés sont attribués, le prix de l'offre est multiplié par un coefficient pour obtenir le nouveau montant des marchés (base marché ou valeur marché). Cette opération s'effectue une seule fois, avant toute exécution du marché ou au cours de son exécution pour la partie restante à réaliser.

Ce coefficient est le résultat d'un calcul qui met en jeu :

• une formule mathématique intégrant des index ou des indices (coût de la vie, des matières premières, services...),
• un mois zéro d'établissement des prix servant de référentiel,
• le mois d'actualisation.

Le texte de calcul d'une formule d'actualisation doit correspondre à une syntaxe contrôlée automatiquement lors de la validation de cette formule. Une fonctionnalité permet en outre de tester la formule afin de vérifier la justesse des calculs d'actualisation effectués. Cette fonctionnalité peut être aussi utilisée pour contrôler les calculs effectués manuellement.

Les indices utilisés dans les formules d'actualisation doivent avoir été créés au préalable dans la tâche "index".

Cette fonction permet d'enregistrer les différentes formules de révision applicables aux marchés.

Le principe de la révision est le suivant : comme il peut se passer un certain temps entre une remise d'offres avec certains prix indiqués et le moment où les marchés sont attribués, le prix de l'offre est multiplié par un coefficient pour obtenir le nouveau montant des prestations réalisées. Cette opération s'effectue à chaque règlement.

Ce coefficient est le résultat d'un calcul qui met en jeu :

• une formule mathématique intégrant des index ou des indices (coût de la vie, des matières premières, services...),
• un mois zéro d'établissement des prix servant de référentiel,
• le mois de la révision.

Les indices utilisés dans les formules de révision doivent avoir été créés au préalable dans la tâche "index".

Cette fonction permet de codifier les différents index (appelés aussi indices) applicables au paiement d'une situation. Les index sont des valeurs régulièrement actualisées, représentant le coût de la vie, des matières, des services, etc... Les index sont utilisés dans les formules d'actualisation et de révision afin de calculer les coefficients pondérateurs de prix.

Un index est constitué des informations suivantes :

• une entête reprenant l'identification de l'index, son libellé, la périodicité de parution, le mois et l'année de dernière valeur connue,
• un détail reprenant mois par mois (eq période de valorisation en mois et année) la valeur de l'index et la date de parution au Journal Officiel.

Cette fonction permet de répertorier les types de révision de marché. La principale utilité de ces types est de spécifier si la révision est recalculée automatiquement lors de la saisie d'un décompte ou si le recalcul est manuel.

Cet acte permet de calculer une actualisation de marché et a pour effet d'augmenter (généralement) la base marché initiale du marché. Le marché doit être déclaré comme étant actualisable.

Il n'est pas nécessaire de prévoir une actualisation et de la calculer impérativement avant toute exécution du marché. L'actualisation peut être effectuée soit pour la totalité de la valeur marché, soit pour une partie du marché mais dans tous les cas toujours pour un contractant. Il suffit d'indiquer la part actualisable, tout le marché étant pris par défaut ou une partie du marché au besoin sans que ce montant ne puisse excéder la valeur marché restant à exécuter du marché ou du contractant.

Cet acte se répercute automatiquement dans les différents éléments du marché, car il augmente d'autant les valeurs marchés concernées (marché, contractant, ligne budgétaire). Il sera possible d'accéder aux lignes budgétaires du marché, afin de répartir la tranche conditionnelle sur plusieurs lignes.

Enfin, un acte d'actualisation provenant d'un ordre de service ne peut être modifié ou supprimé par cette tâche : il est nécessaire d'y accéder par l'ordre de service lui ayant donné naissance.

Cet acte permet la gestion ultérieure des sous-traitants dans un marché, si ce dernier prévoit un détail par contractant. Il sera donc possible au travers de cet acte de modifier le marché (onglets des contractants seulement) dans le but de créer, modifier ou supprimer un sous-traitant sans toutefois changer la valeur marché globale du marché.

Cet acte peut entraîner au préalable une modification du pert, des bons de commande ou engagements dans le cas d'une disparition du contractant, si ce dernier risque d'être supprimé ou bloqué.

De même, cet avenant peut entraîner ultérieurement une création ou une modification du pert dans le cas d'un ajout ou d'une modification de contractant.

Cette fonction permet de créer et suivre les avenants et actes intervenant dans l'exécution du marché et ceci pour tous les marchés gérés par avenant (onglet "autres informations" de la fiche marché), quels que soient leur type de gestion (pert, bon de commande, ...). Il est possible d'établir un tableau de bord administratif d’événements survenus ou à venir (principalement en fin de marché : levée de réserves, remboursement de garantie ou levée de caution ...).

C'est par l'intermédiaire de cette tâche que la durée réelle et le montant des avenants en valeur marché figurant dans la fiche information du marché et dans le contractant sont modifiés (automatiquement dans la plupart des cas). Néanmoins, il est de la responsabilité de l'utilisateur de s'assurer de répercuter directement ces actes dans le budget et le pert ou les engagements, afin d'être en cohérence avec les nouvelles données financières du marché (pas de mise à jour automatique de ces informations dans ces entités).

Chaque acte est identifié par un code et un numéro pouvant être automatique dans chaque marché.

Les avenants possibles sont :

• Administratif,
• Formule, modifiant les formules de révision,
• Contractants, permettant de rajouter, supprimer, remplacer ou modifier un contractant,
• Prix, permettant de modifier le montant des travaux sur ce marché pour le contractant,
• Durée, venant modifier la durée d'intervention du contractant sur le marché ou la durée du marché lui-même.

Les actes possibles sont :

• Notification,
• Démarrage,
• Ordre de service, pouvant être des autres ordres de service simples, d'interruption et reprise des travaux, d'activation de tranche conditionnelle avec ou sans actualisation,
• Actualisation,
• Sous-traitance,
• Avance,
• Nantissement, permettant de nantir ou de céder une créance,
• Retenue de garantie, pouvant être une caution, une garantie à première demande, une garantie sur avance,
• Main levée (caution/gar.), concernant le remboursement de garantie ou main levée de caution,
• Réception, réalisant la réception des travaux ,
• Levée des réserves,
• Décision de poursuivre,
• Décompte général, permettant de réaliser le décompte général et définitif,
• Clôture contrat,
• Résiliation.

La création de ce type d'avenant permet de répertorier et de décrire les changements d'ordre administratif intervenus sur le marché et d'activer la modification d'un marché où tous les "onglets" d'information sont disponibles : informations administratives, générales et autres informations. Bien entendu, les règles de gestion relatives à la modification d'un marché s'appliquent ici.

Cependant, la modification des informations ne concerne pas les éléments suivants :

L'avenant sur les contractants permet de consigner une modification des contractants d'un marché à partir du moment où le marché est géré avec un détail par contractant. Il sera donc possible au travers de l'avenant de modifier le marché (onglets des contractants seulement) dans le but de créer, modifier ou supprimer un tiers sans toutefois changer la valeur marché globale du marché.

Le type de mouvement possible est :

Cet avenant permet donc d'accéder au marché (onglet "contractants") afin d'opérer les modifications requises dans les tiers. Il peut entraîner au préalable une modification du pert, des bons de commande ou engagements dans le cas d'une disparition du contractant, si ce dernier risque d'être supprimé ou bloqué. De la même manière, il peut entraîner ultérieurement une création ou une modification du pert dans le cas d'un ajout ou d'une modification d'un contractant.

L'avenant sur la durée permet de déterminer la durée réelle du marché et des contractants concernés. Celle-ci correspond alors à la durée initialement prévue ajustée des variations de durée (en plus ou moins) saisies dans cet acte. Cette implémentation est automatique dans le marché et le contractant.

Cet avenant peut entraîner ultérieurement une modification du pert afin de prendre en compte les nouvelles durées.

Cet avenant permet de remplacer dans l'échéancier financier la formule de révision inscrite initialement dans le marché et le contractant.

Le fait de changer de formule de révision met donc à jour le PERT du fournisseur concerné (nouvelle formule) à partir de la situation correspondante (liquidée ou non) à la date d'effet de l'avenant jusqu'à la date de fin indiquée ; s'il n'est pas précisé de date de fin, l'intégralité des situations existantes sont modifiées.

L'avenant sur les prix permet de consigner une modification des montants en valeur marché d'un marché et du contractant associé et éventuellement de modifier la part sous-traitée du traitant principal si le tiers concerné par l'acte est un sous-traitant. Il modifie aussi la valorisation budgétaire du marché.

Il est de la responsabilité du gestionnaire de répartir l'avenant sur les lignes budgétaires concernées. A ce sujet, il faut rappeler que le montant saisi est un total prévu, reprenant donc de manière cumulée la base marché (en VM ou en VB) ainsi que les avenants déjà passés. Le nouveau montant prévu à inscrire sur ces entités inclut donc la variation des prix due à l'avenant.

Il sera donc possible au travers de l'avenant de modifier le marché (onglets des lignes budgétaires seulement) dans le but de créer, modifier ou supprimer une ligne budgétaire.

Ultérieurement, cet acte entraînera certainement une modification du pert afin de prendre en compte les nouvelles valeurs issues de l'avenant et d'engager les crédits correspondants.

Cet acte permet de clore un contrat annuel ou une convention annuelle et permet de gérer :

• la mise à jour des montants réels consommés des contrats /conventions tant pour la globalité, que pour les montants répartis par contractants et imputations,
• le blocage des contrats/conventions : à la date de limite d'utilisation, le contrat est fermé, les contractants sont bloqués, les imputations sont stoppées,
• la disponibilité des crédits restants : les situations restantes sont supprimées et désengagées.

La décision de poursuivre agit de la même manière qu'un avenant sur les prix mais est limitée généralement à 5% de la valeur marché affectée au traitant concerné.

Cet acte permet de solder définitivement un marché géré par un pert et permet de gérer par contractant, l'arrêté des sommes totales des prestations et/ou travaux exécutés :

• la différence entre prévu et réalisé
• la somme négociée
• l'engagement et la liquidation de la différence entre la somme négociée et la somme réalisée.

Cet acte permet de lever des réserves effectuées sur une réception avec réserves.

Ultérieurement, il entraînera d'autres actes :

A partir du moment où un acte de retenue de garantie a été passé et à l'expiration du délai de garantie, l'acte de main-levée/remboursement de garantie permet :

- d'indiquer la levée de cette garantie ou caution,

- ou de procéder au remboursement intégral ou partiel de la retenue de garantie passée préalablement.

Il sera possible au travers de cet acte de retrouver l'historique des mandats de retenue de garantie concernés et d'indiquer ainsi quels sont les mandats à débloquer par le payeur.

Cet acte permet d'effectuer pour un contractant du marché un nantissement ou une cession de créance et de contrôler le montant nanti ou cédé de cet acte par rapport à la part dévolue en valeur marché du traitant en tenant compte de la partie sous-traitée et de celle déjà exécutée (aussi en valeur marché).

Une fois cet acte passé, il autorise :

- de saisir ultérieurement au règlement le nantissement si la Collectivité n'en a pas eu connaissance au préalable,

- de cumuler dans le marché en valeur marché le montant exécuté si l'opérateur indique que le règlement rentre dans le cas du nantissement,

- se faisant, de contrôler la possibilité de nantissement par rapport au sous-traité et à la part dévolue au traitant concerné.

Lors du nantissement, il est nécessaire de connaître les références bancaires faisant l'objet même du nantissement ainsi que le bénéficiaire. Ces références peuvent être connues de CORIOLIS Finances (tiers) ou être saisies lors de cet acte.

Cet acte, en principe le premier, donne la date de notification du marché au titulaire dans la fiche "informations administratives" du marché.

Il n'existe qu'une notification par marché et sa date d'effet est inscrite au marché en tant que date de notification.

La notification de marché peut valoir ordre de démarrage, c'est à dire qu'elle :

• donne une date de début d'exécution :

• au marché (s'il n'y a pas une date de début d'exécution déjà inscrite),
• à tous les tiers rattachés dans le marché à ce moment là (s'il n'y a pas une date de début d'exécution déjà inscrite),

• crée automatiquement l'acte d'ordre de démarrage s'il y a lieu (un seul par marché),
• donne une date limite d'utilisation du marché (date de début d'exécution plus durée réelle).

Cet acte peut entraîner ultérieurement une implémentation d'informations du marché dans le cas de projet de marché passant au stade de marché signé et notifié.

Cet acte permet de donner une date de début d'exécution au marché, dans le cas où la notification, lors de sa passation, ne valait pas ordre de démarrage (Cf Acte de notification). Cette date de début d'exécution est aussi appliquée par défaut au tiers concerné et/ou aux autres traitants connus dans le marché.

Cependant, s'il existe dans la fiche marché ou dans un des contractants une date d'exécution avant passation de cet acte, la date inscrite préalablement n'est jamais écrasée par celle venant de cet acte.

Il ne peut y avoir qu'un seul ordre de démarrage par tiers par marché.

Cet acte dispose de plusieurs facettes et permet de mentionner :

Les ordres de service :

- d'interruption puis de reprise des travaux : mentionnent

- d'activation de tranche conditionnelle : activée en valeur marché, la tranche conditionnelle est déduite de celle globale définie pour le marché et appliquée au tiers, aux comptes budgétaires et à la réservation si elle existe. Cela permet d'activer plusieurs tranches conditionnelles successives. L'activation d'une tranche conditionnelle peut rajouter de la durée dans le marché et le contractant concerné, comme il est possible de l'actualiser (dans ce cas création d'un acte supplémentaire d'actualisation rattaché à l'ordre de service).

L'implémentation de la durée et du montant de tranche conditionnelle activée est automatiquement effectuée dans le marché et les contractants. La répartition budgétaire est effectuée dans le marché.

Les ordres de service dits "libres" permettent la communication avec les tiers ou répertorient des événements divers sur le marché. Ce type d'ordre de service peut provenir :

- d'une saisie directe sous CORIOLIS Marchés,

Le pert est le processus consistant d'une part à planifier et à gérer des tâches et des ressources, et d'autre part à mesurer les avancements ou les progrès effectués. Il sert aussi de "système nerveux" pour la communication des résultats.

Appliqué aux marchés concernés ("gestion par échéancier" demandée dans le type de gestion de l'onglet "informations administratives" du marché), il est la traduction directe du pert technique et oblige de ce fait à élaborer :

• pour chaque contractant et suivant sa part en valeur marché, un véritable échéancier financier des paiements à réaliser sur la durée du marché (période comprise entre la date de début d'exécution et la durée prévue en tenant compte des délais de règlement),
• pour chaque contractant en fonction des lignes budgétaires du marché, la traduction de l'échéancier du tiers en un échéancier budgétaire avec donc la vision des comptes utilisés (gestion de la trésorerie). Cet échéancier est donc représenté en valeur marché (suivi de l'exécution budgétaire du marché) et en valeur budgétaire (suivi de l'exécution par rapport au budget).

Un échéancier est donc composé de situations périodiques qui valent engagements de crédits dans l'exercice en cours d'après le paramétrage budgétaire effectué dans le marché.

Le pert permet donc la prévision, le déroulement et le contrôle de toutes les étapes de l'exécution d'un marché (hors cas indiqués dans les points précédents), et c'est à ce stade que fusionnent les éléments juridiques, financiers et comptables du marché.

Ces étapes peuvent être simples et peu nombreuses comme par exemple dans le cadre de contrats non révisables, de conventions... mais aussi relativement complexes comme dans le cadre de marchés de travaux.

Le pert est donc un système estimatif sur des masses et des dates possibles de réalisation. Son but sera triple :

• s'assurer que les services prévoient,
• apporter la garantie vis à vis de l'extérieur que les entreprises seront payées,
• cerner au mieux les masses financières en jeu et fournir ainsi une partie des informations nécessaires à la gestion de la trésorerie.

A l'origine, le pert, élaboré en valeur base marché pour le tiers et en valeur budgétaire pour le budget sur la durée prévue du marché, constitue le planning initial.

Ce dernier va supporter un certain nombre d'événements (avenants sur les prix, la durée...) nécessitant la modification des données initialement contenues, afin de prendre en compte les nouvelles conditions économiques liées à la réalisation du marché. De cette manière, ainsi qu'au fur et à mesure de l'exécution et des règlements des situations, le pert va progressivement être implémenté des réalisations et passer ainsi d'un stade de prévision à un stade de réalisation, celui-ci rendant compte de la réalité du marché. De ce fait, en cours de réalisation, une partie du pert reprendra des situations réglées et donc non modifiables (sauf annulations) et la partie restante reprendra le reste à exécuter au titre du marché, pour la différence entre la partie prévue et celle déjà effectuée.

Chaque situation du pert est numérotée séquentiellement de un en un et dispose des informations suivantes :

• date d'exécution prévisionnelle de la prestation (il s'agit de la date d'achèvement prévue),
• date de paiement probable et exercice budgétaire,
• formule de révision (par défaut, celle du marché ou du contractant si différente) : permettant à la rigueur de gérer plusieurs formules,
• montant affecté en base marché en valeur marché : c'est le montant prévu à payer au titre de la situation concernée en base marché.
• montant affecté en avenant en valeur marché : c'est le montant prévu à payer au titre de la situation concernée en avenant.

• par ligne budgétaire de marché : la décomposition de la situation est effectuée par ligne budgétaire dans laquelle sont indiqués :

• le montant engagé en valeur marché : c'est le montant prévu à payer au titre de la situation concernée (BM + avenant) sur la ligne budgétaire concernée. Il est par défaut égal au montant affecté si le marché n'a qu'une seule ligne budgétaire.
• le montant engagé en valeur budgétaire (déterminé automatiquement) : c'est le reflet en valeur budgétaire du montant engagé en VM.

NB : il faut noter qu'une situation doit toujours être engagée avant d'être payée.

Bien entendu, ces montants sont toujours contrôlés par rapport :

- au marché,

- au contractant,

- aux lignes budgétaires.

(Version CORIOLIS Marchés "complète" uniquement).

Cet acte indique si les travaux sont réceptionnés totalement ou partiellement, avec ou sans réserves. Les dates inscrites permettent de prévoir la levée des réserves, la production du décompte général et la levée de caution ou le remboursement de la retenue de garantie.

Ultérieurement, cet acte entraînera d'autres actes :

* la levée des réserves s'il y a lieu,

* le décompte général et définitif,

* la clôture d'un contrat.

Cet acte permet de gérer :

• la résiliation d'un marché en constatant les règlements effectués, les prestations effectuées et admises restant à payer et l'indemnité éventuelle de résiliation,
• le blocage des contrats/conventions : à la date de limite d'utilisation, le contrat est fermé, les contractants sont bloqués, les imputations sont stoppées,
• la disponibilité des crédits restants : les situations restantes sont supprimées et désengagées.

Cet acte permet de gérer :

• la retenue de garantie :

• la caution,
• la garantie à première demande,
• la garantie sur avance.

Par marché et contractant, il ne peut y avoir exclusivement qu'une retenue ou une caution ou une garantie à première demande.

L'annulation des mandats issus d'un décompte a les mêmes incidences au niveau budgétaire que la fonctionnalité du noyau financier. C'est d'ailleurs par cette même fonctionnalité que se fait l'annulation de ce type de mandat.

Des informations supplémentaires sont toutefois à saisir dans une grille similaire à celle des rubriques du décompte normal. Pour plus d'informations, se référer dans la documentation du noyau financier à la partie Annulation.

Un décompte représente la justification d'un paiement sur marché. En fonction du type de marché et de gestion, il est obligatoire (cas des marchés gérés par pert ou disposant d'avenants) ou facultatif (autres marchés).

Un décompte est donc toujours élaboré :

- avant liquidation d'une facture sur marché : afin de faire coïncider les éléments mandatés et les éléments du marché, essentiellement au travers de l'engagement,

- avant création d'un mandat normal sur marché (en cas de mandatement sur marché sans liquidation),

- avant création d'une annulation d'un mandat sur marché, si le mandat normal fait référence à un décompte normal.

Lors de la liquidation ou de la création du mandat, la référence à un décompte liquidé sera donc demandée afin de procéder à un règlement parfait du marché.

Un décompte reprend systématiquement les éléments suivants :

• si le marché est géré avec échéancier, une ou des situations pertées à liquider : chaque situation pertée faisant l'objet d'un règlement est répertoriée dans le décompte,
• si le marché est géré sans échéancier, il est possible de référencer les mouvements de consommation (engagement de CP, réservation de CP, engagement d'AP, …) devant faire l'objet d'un règlement,
• un détail de rubriques : ce détail est issu de plusieurs origines comme :

- un cumul des décomptes : ce cumul reprend par rubrique l'ensemble des décomptes effectués pour un tiers sur un marché,

- un lien avec les factures rattachées,

- un lien avec les mandats normaux ou annulés effectués.

Un état, le certificat de paiement, reprenant ces éléments peut ainsi être édité à n'importe quel moment.

Aussi, il est important de noter que c'est par l'intermédiaire de cette tâche :

• que s'effectue la mise à jour de la prévision d'un marché : un décompte est utilisé pour reprendre les dernières informations du pert d'un marché au moment du règlement, aussi bien pour liquider ou annuler totalement ou partiellement des situations. C'est donc par cette fonctionnalité que se réalise le pert (liquidation de situation), les engagements étant réalisés par le mandatement.
• qu'est conservé le détail du règlement effectué (situations, avenants, actes, révisions, TVA, retenue de garantie, net à payer...) mais aussi des annulations,
• qu'est effectué le cumul de l'ensemble des paiements normaux et annulés,
• qu'est établi un lien mandats normaux/annulés provenant automatiquement du noyau GF par association des mandats aux marchés.

Enfin, nous disposerons de deux types de décomptes, à l'instar des mandats :

• un décompte normal : justifiant le ou les mandats normaux ou la facture liquidée,
• un ou plusieurs décomptes d'annulation : portant sur un décompte normal et permettant de justifier l'annulation de mandat effectuée (totale ou partielle). La saisie d'une annulation se fait directement par la grille d'annulation de mandat par laquelle il est possible de répartir le montant de l'annulation sur des rubriques de décompte.

Le terme réimputation est utilisé dans le cas du changement d'imputation d'une dépense ayant déjà été envoyée au payeur. Elle n'a aucune incidence sur le paiement au fournisseur. Elle vient uniquement mettre à jour les comptes de la collectivité. Coriolis permet de traiter cette option grâce à la modification de mandats (voir option correspondante dans la documentation du noyau financier). Pour les mandats étant issus d'un marché géré par échéancier, le procédé est différent. Il faut alors passer par une grille particulière permettant de spécifier les modifications à apporter à l'échéancier.

La réimputation se base dans ce cas sur un marché, une ligne de marché, un contractant et un exercice budgétaire. Une ou plusieurs situations correspondant à ces critères pourront alors être réimputées. Cette action entraînera la modification du mandat, de la facture, du décompte du PERT et des engagements liés. Ces mouvements feront alors référence à des mouvements financiers de niveau supérieur (réservation de CP, engagement d'AP, …) correspondants à la nouvelle ligne de marché.

La ligne de marché de destination doit obligatoirement exister avant d'effectuer la réimputation. Si la réimputation concerne une ligne qui n'existait pas encore dans le marché (cas d'un changement de nomenclature, d'une réorganisation de services, …), celle-ci devra être créée. Il est possible lors de cette création de ne pas renseigner les montants prévus. L'option 'Transfert des crédits d'une ligne de marché sur l'autre' permettra d'alimenter ce montant. Dans ce cas, tous les éléments financiers correspondants dits de niveau supérieur seront impactés. Les anciens mouvements seront diminués et les nouveaux mouvements augmentés, à condition qu'ils aient été créés préalablement, du montant des situations sélectionnées pour la réimputation.

• DEFINIR
• CODIFICATION DES MARCHES
• FORMULES D'CTUALISATION

La grille apparaît et affiche un tableau contenant l'ensemble des formules d'actualisation de la collectivité. Un simple clic sur une ligne du tableau déclenche le chargement des informations dans les champs du groupe "informations".

En création et modification, le code, le libellé et le texte de la formule sont obligatoires.

Un contrôle syntaxique du texte de la formule saisie est effectué. Les principaux tests déclenchés sont les suivants :

• le texte de la formule doit commencer par une parenthèse ouvrante et se terminer par une parenthèse fermante,
• le texte de la formule comporte autant de parenthèses ouvrantes que fermantes,
• les seuls opérateurs admis sont + (addition), - (soustraction), * (multiplication), / (division),
• le nombre d'opérateurs de la formule doit être égal au nombre de parenthèses ouvrantes,
• les index utilisés ont été préalablement créés dans la tâche "index".

En suppression, il suffit de sélectionner la ligne à traiter et de valider la suppression. Le système contrôle que cette formule n'est pas déjà utilisée dans un marché ou une actualisation.

• DEFINIR
• CODIFICATION DES MARCHES
• FORMULES DE REVISION

La grille apparaît et affiche un tableau contenant l'ensemble des formules de révision de la collectivité. Un simple clic sur une ligne du tableau déclenche le chargement des informations dans les champs du groupe "informations".

En création et modification, le code, le libellé et le texte de la formule sont obligatoires.

Un contrôle syntaxique du texte de la formule saisie est effectué. Les principaux tests déclenchés sont les suivants :

• le texte de la formule doit commencer par une parenthèse ouvrante et se terminer par une parenthèse fermante,
• le texte de la formule comporte autant de parenthèses ouvrantes que fermantes,
• les seuls opérateurs admis sont + (addition), - (soustraction), * (multiplication), / (division),
• le nombre d'opérateurs de la formule doit être égal au nombre de parenthèses ouvrantes,
• les index utilisés ont été préalablement créés dans la tâche "index".

En suppression, il suffit de sélectionner la ligne à traiter et de valider la suppression. Le système contrôle que cette formule n'est pas déjà utilisée dans un marché ou dans une révision.

Quels que soient les modes opératoires :

• le groupe "données du calcul" est toujours accessible afin d'inscrire ces propres valeurs de test,
• le groupe "résultat de calcul" n'est jamais accessible et contient les informations calculées par le service de contrôle.

Pour lancer un calcul, les zones mois et année des périodes d'établissement des prix et de révision sont obligatoires. Le montant est facultatif. A la validation, le système renvoie le coefficient calculé, l'état et les montants (révision et total), si un montant de base a été saisi.

• DEFINIR
• CODIFICATION DES MARCHES
• INDEX

A l'affichage de la grille, l'ensemble des index est affiché dans le tableau. Il est possible alors de rajouter un index et de modifier ou supprimer les index déjà existants.

Les zones mois et année de dernière valeur définitive connue ne sont jamais accessibles, mais déterminées par les valeurs déjà saisies.

Le code de l'index, son libellé et la périodicité de parution (initialisée par défaut à 1 mois) sont des champs obligatoires. Par contre, un code d'index ne peut pas être modifié. Pour faire cette manipulation, il faut créer le nouveau code et supprimer l'ancien.

La suppression n'est possible que s'il n'y a aucune valeur d'index saisie et que le code n'est pas déjà utilisé dans une formule d'actualisation ou de révision.

A l'affichage de la grille, la liste des valeurs déjà existantes pour cet index est affichée. Il est ensuite possible d'ajouter une valeur et de modifier ou supprimer des valeurs déjà saisies.

En création et modification, La valeur, la date de parution et la période sont obligatoires. De plus, il est possible, en création, de spécifier si le rajout doit se faire en fin ou en début de liste. Le choix se fait grâce aux boutons de positionnement.

Certains contrôles sont faits :

• Le mois saisi doit respecté la logique des périodicités définies pour l'index.
• Si l'écart entre la valeur saisie et la dernière valeur définitive connue (si elle existe) est supérieur de plus de 10 %, un message d'alerte s'affiche pendant la confirmation.

En modification, si la case "Remettre à l'état provisoire les révisions calculées" est cochée et si la valeur de l'index a été modifiée, l'ensemble des situations de marché déjà révisées définitivement et utilisant une formule contenant l'index modifié sont mises à l'état "provisoire" pour la période modifiée concernée. Cela permet de recalculer la révision lors du prochain décompte de marché.

En suppression, le système contrôle que ce code n'est pas déjà utilisé dans une formule d'actualisation ou de révision.

• DEFINIR
• CODIFICATION DES MARCHES
• TYPES DE REVISION

Cette grille permet de définir les types de révision allant pouvoir être définie pour les marchés. Leur principal intérêt est de pouvoir définir si la révision est à calculer automatiquement lors du décompte ou si elle fait l'objet d'un calcul manuel.

La grille apparaît et affiche un tableau contenant l'ensemble des types de révision de la collectivité. Un simple clic sur une ligne du tableau déclenche le chargement des informations dans les champs du groupe "informations".

En création et modification, le code et le libellé sont obligatoires.

En suppression, il suffit de sélectionner la ligne à traiter et de valider la suppression. Le système contrôle que ce type de révision n'est pas déjà utilisé dans un marché ou dans une révision.

• GERER
• EXECUTION DU MARCHE
• AVENANTS ET ACTES

Le choix de cette option charge la liste des événements qu'il est possible de créer sous CORIOLIS Marchés.

La sélection du marché est demandée en premier lieu : un avenant ou acte est toujours passé pour un marché. Il est possible de sélectionner le marché d'après une liste de critères (double clic ou F2 sur zone marché).

Après validation du marché, la liste des avenants ou actes déjà passés s'inscrit : cette liste est présentée depuis l'acte le plus récent jusqu'au plus ancien.

Pour créer, modifier, supprimer ou interroger un acte et/ou pour modifier le marché et ses entités au travers d'un acte :

- sélectionner l'acte ou l'avenant s'il existe dans la liste des événements déjà passés ou cliquer sur le bouton radio du type d'avenant ou acte à créer sans sélectionner d'acte (en création d'un nouvel acte),

- cliquer sur "informations détaillées",

- la grille propre à l'acte s'affiche avec les informations de l'acte présélectionné s'il existe,

- en fonction du mode choisi, cliquer sur le bouton radio ajout, modification ou suppression du groupe option,

- respecter le mode opératoire de l'acte en fonction du mode de fonctionnement choisi,

- modifier le marché si besoin et valider provisoirement ses changements,

- enregistrer définitivement les opérations effectuées sur l'acte et/ou le marché,

- effectuer par ailleurs les régularisations éventuelles liées à la passation de l'acte ou de l'avenant (indiquées en fonction du type d'acte ou d'avenant passé).

• GERER
• EXECUTION DU MARCHE
• AVENANTS ET ACTES

L'utilisateur a sélectionné un avenant administratif dans la liste des événements du marché ou a cliqué sur le bouton radio "Avenant administratif" puis a actionné le bouton de commande "Informations détaillées".

Il accède à l'écran de passation d'un avenant administratif :

- les références du marché sont indiquées,

- la liste des avenants administratifs déjà passés s'affiche,

- s'il a préalablement sélectionné un avenant, les informations de cet avenant s'inscrivent et le bouton radio "modification" du groupe "options" s'active,

- s'il n'existe aucun avenant, le bouton radio "ajout" s'active.

- il poursuit la saisie de l'avenant,

- il valide la création de l'avenant, celui-ci est alors effectivement créé et le système affiche son numéro, si celui-ci n'était pas saisi,

- il clique ensuite sur le bouton de commande "Mise à jour des informations du marché" afin d'accéder aux onglets d'informations du marché.

Il peut ensuite retourner à la liste des avenants ou actes sur le marché ou procéder à la saisie, modification, suppression ou interrogation d'un autre avenant.

- il complète/modifie les informations affichées,

- il valide la modification de l'avenant,

- il clique sur le bouton de commande "modification informations marché" afin d'accéder aux onglets d'informations du marché.

- il ne peut accéder aux informations de l'avenant,

- il clique sur le bouton de commande "modification informations marché" afin d'accéder aux onglets d'informations du marché,

- il valide la suppression de l'avenant et l'enregistrement des modifications du marché. La non validation de la suppression de l'avenant rend caduques les modifications effectuées dans le marché.

Un message en retour lui signale la bonne exécution de son opération ou le problème rencontré.

- Numéro :

- Date de notification :

- Date d'effet :

- L'objet :

- Texte libre :

- Nom de l'objet OLE :

- Date de délibération,

- Numéro de délibération.

- Le marché dispose d'une date de début d'exécution différente de zéro.

- L'utilisateur est habilité à modifier le gestionnaire de ce marché.

- Le marché n'est pas fermé ou la date limite d'utilisation du marché n'est pas dépassée.

- Le marché n'est pas un projet de marché.

Il serait logique d'effectuer une modification du marché lors de la passation de l'acte. Cette action n'est pas obligatoire et reste de la responsabilité de l'utilisateur.

• GERER
• EXECUTION DU MARCHE
• AVENANTS ET ACTES

L'utilisateur a sélectionné un avenant de formule de révision dans la liste des événements du marché ou a cliqué sur le bouton radio "Avenant de formule de révision" puis a actionné le bouton de commande "Informations détaillées".

Il accède à l'écran de passation d'un avenant de formule de révision :

- il poursuit la saisie de l'avenant,

- il valide la création de l'avenant, le numéro automatique attribué à l'avenant s'inscrit et ce dernier se réaffiche sur la liste des avenants de formules.

Il peut ensuite retourner à la liste des avenants ou actes sur le marché ou procéder à la saisie, modification, suppression ou interrogation d'un autre avenant.

- il complète/modifie les informations affichées,

- il valide la modification de l'avenant.

- il ne peut accéder aux informations de l'avenant,

- il valide la suppression de l'avenant.

Un message en retour lui signale la bonne exécution de son opération ou le problème rencontré.

• L'objet :

• Texte libre :

• Nom de l'objet OLE :

• Numéro du fournisseur :

• Date de notification :

• Date d'effet :

• Date de fin d'effet de l'avenant :

• Date de délibération,
• Numéro de délibération,
• Nouvelle formule utilisée :

- Le marché dispose d'une date de début d'exécution différente de zéro.

- Le code service gestionnaire de marché du mot de passe utilisateur permet l'accès à ce marché.

- Le marché n'est pas fermé.

- Le marché n'est pas un projet de marché.

- La date limite d'utilisation du marché n'est pas dépassée.

- Le contractant n'est pas bloqué.

- La nouvelle formule de révision existe dans la table des formules de révisions.

Le pert du contractant est mis à jour de la manière suivante :

- les situations comprises dans la date d'effet de la formule jusqu'à la date de fin indiquée sont mises à jour de la formule indiquée.

- en cas de suppression d'un avenant de formule, la formule initialement déclarée dans le contractant est mise à jour dans les situations sélectionnées. S'il n'y a pas de formule dans le contractant, la situation ne dispose plus d'une formule de révision (donc pas de calcul de révision lors du règlement).

• GERER
• EXECUTION DU MARCHE
• AVENANTS ET ACTES

L'utilisateur a sélectionné un avenant sur les contractants dans la liste des événements du marché ou a cliqué sur le bouton radio "Avenant sur les contractants" puis a actionné le bouton de commande "Informations détaillées".

Il accède à l'écran de passation d'un avenant sur les contractants :

- il poursuit la saisie de l'avenant,

- il clique sur le bouton de commande "modification contractants marché" afin d'accéder à l'onglet des contractants du marché,

- il valide la création de l'avenant et l'enregistrement des modifications effectuées sur les contractants. Le numéro automatique attribué à l'avenant s'inscrit et ce dernier se réaffiche sur la liste des avenants sur les contractants.

Il peut ensuite retourner à la liste des avenants ou actes sur le marché ou procéder à la saisie, modification, suppression ou interrogation d'un autre avenant.

- il complète/modifie les informations affichées,

- il clique sur le bouton de commande "modification contractants marché" afin d'accéder à l'onglet des contractants du marché,

- il valide la modification de l'avenant et l'enregistrement des modifications effectuées sur les contractants.

- il ne peut accéder aux informations de l'avenant,

- il clique sur le bouton de commande "modification contractants marché" afin d'accéder à l'onglet des contractants du marché,

- il valide la suppression de l'avenant et l'enregistrement des modifications effectuées sur les contractants.

Un message en retour lui signale la bonne exécution de son opération ou le problème rencontré. Attention, dans aucun cas la cohérence entre les informations de l'acte et celles saisies dans le contractant n'est contrôlée.

• L'objet :

• Texte libre :

• Nom de l'objet OLE :

• Date de notification :

• Date d'effet :

• Date de délibération,
• Numéro de délibération,
• Type d'avenant : quatre choix sont possibles :

• Numéro du contractant actuel :

• Numéro du nouveau contractant :

- Le marché dispose d'une date de début d'exécution différente de zéro.

- Le code service gestionnaire de marché du mot de passe utilisateur permet l'accès à ce marché.

- Le marché n'est pas fermé.

- Le marché n'est pas un projet de marché.

- La date limite d'utilisation du marché n'est pas dépassée.

- Le marché indique un détail par contractant.

- Le contractant actuel est référencé dans le marché.

- Le nouveau contractant n'est pas déjà répertorié dans le marché.

Aucune.

Généralement, la passation de cet avenant induit une modification de la fiche contractants du marché.

Il est du ressort de l'utilisateur d'appliquer correctement les changements intervenus dans les tiers concernés au moment de la création, modification ou suppression de cet avenant.

A partir du moment où un contractant est ajouté, la création du pert pour ce contractant doit être effectuée (si le marché est géré par échéancier). Cette création est faite ultérieurement par le gestionnaire du marché.

A partir du moment où un contractant est modifié, il se peut qu'une rectification du pert soit nécessaire afin de prendre en compte les nouvelles données (durée, montant...). Cette rectification est apportée manuellement par le gestionnaire du marché.

A partir du moment où un contractant disparaît (suppression ou blocage), les opérations suivantes sont à effectuer préalablement à la passation de l'avenant :

Sinon, il n'est pas possible de supprimer le contractant et le blocage du contractant interdit toute modification ou suppression de ces entités.

• GERER
• EXECUTION DU MARCHE
• AVENANTS ET ACTES

Option Avenants / Prix

L'utilisateur a sélectionné un avenant sur les prix dans la liste des événements du marché ou a cliqué sur le bouton radio "Avenant sur les prix" puis a actionné le bouton de commande "Informations détaillées".

Il accède à l'écran de passation d'un avenant sur les prix :

- les références du marché sont indiquées,

- la liste des avenants sur les prix déjà passés s'affiche,

- s'il a préalablement sélectionné un avenant, les informations de cet avenant s'inscrivent et le bouton radio "modification" du groupe "options" s'active,

- s'il n'existe aucun avenant, le bouton radio "ajout" s'active.

- il poursuit la saisie de l'avenant,

- il clique sur le bouton de commande "Mise à jour des I.B. du marché" afin d'accéder à l'onglet des lignes budgétaires du marché et rectifie le montant prévu de la (ou des) ligne(s) budgétaire(s) en fonction de l'avenant,

- il valide la création de l'avenant et l'enregistrement des modifications dues à l'avenant dans le marché. Le numéro automatique attribué à l'avenant s'inscrit et ce dernier se réaffiche sur la liste des avenants sur les prix.

Il peut ensuite retourner à la liste des avenants ou actes sur le marché ou procéder à la saisie, modification, suppression ou interrogation d'un autre avenant.

- il complète/modifie les informations affichées,

- il clique sur le bouton de commande "Mise à jour des I.B. du marché" afin d'accéder à l'onglet des lignes budgétaires du marché et rectifie le montant prévu de la (ou des) ligne(s) budgétaire(s) en fonction de l'avenant,

- il valide la modification de l'avenant et l'enregistrement des modifications dues à l'avenant dans le marché.

- il ne peut accéder aux informations de l'avenant,

- il clique sur le bouton de commande " Mise à jour des I.B. du marché " afin d'accéder à l'onglet des lignes budgétaires du marché et rectifie le montant prévu de la (ou des) ligne(s) budgétaire(s) en fonction de l'avenant,

- il valide la suppression de l'avenant et l'enregistrement des modifications dues à l'avenant dans le marché.

Un message en retour lui signale la bonne exécution de son opération ou le problème rencontré.

• L'objet :

• Texte libre :

• Nom de l'objet OLE :

• Date de notification :

• Date d'effet :

• Date de délibération,
• Numéro de délibération,
• Numéro du contractant :

• Variation de montant en valeur marché :

- Le marché dispose d'une date de début d'exécution différente de zéro.

- Le code service gestionnaire de marché du mot de passe utilisateur permet l'accès à ce marché.

- Le marché n'est pas fermé.

- Le marché n'est pas un projet de marché.

- La date limite d'utilisation du marché n'est pas dépassée.

- Le contractant est obligatoire.

- Le contractant saisi est référencé dans le marché et n'est pas bloqué.

- Si le marché indique un détail par lignes budgétaires, la ligne budgétaire doit être crée (au moins une).

- La passation d'un avenant sur les prix ne rend jamais le disponible marché du marché ou du contractant négatif (base marché plus ou moins avenant moins mandaté net).

Dans le marché :

- le montant des avenants en valeur marché est augmenté ou diminué du montant de l'avenant,

- le disponible du marché est recalculé.

Dans le contractant :

- le montant des avenants en valeur marché est augmenté ou diminué du montant de l'avenant,

- le disponible marché du contractant est recalculé.

Dans le contractant principal si le contractant de l'acte est un sous-traitant :

- le montant sous-traité est augmenté ou diminué du montant de l'avenant.

Pendant la passation de l'avenant, répartir la variation de montant sur les différentes lignes budgétaires.

Après passation de l'avenant, prendre en compte dans le pert la modification des montants due à l'avenant et engager/réengager suivant le cas les situations concernées.

• GERER
• EXECUTION DU MARCHE
• AVENANTS ET ACTES

L'utilisateur a sélectionné un avenant sur la durée dans la liste des événements du marché ou a cliqué sur le bouton radio "Avenant sur la durée" puis a actionné le bouton de commande "Informations détaillées".

Il accède à l'écran de passation d'un avenant sur la durée :

- les références du marché sont indiquées,

- la liste des avenants sur la durée déjà passés s'affiche,

- s'il a préalablement sélectionné un avenant, les informations de cet avenant s'inscrivent et le bouton radio "modification" du groupe "options" s'active,

- s'il n'existe aucun avenant, le bouton radio "ajout" s'active.

- il poursuit la saisie de l'avenant,

- il valide la création de l'avenant. Le numéro automatique attribué à l'avenant s'inscrit et ce dernier se réaffiche sur la liste des avenants sur la durée.

Il peut ensuite retourner à la liste des avenants ou actes sur le marché ou procéder à la saisie, modification, suppression u interrogation d'un autre avenant.

- il complète/modifie les informations affichées,

- il valide la modification de l'avenant.

- il ne peut accéder aux informations de l'avenant,

- il valide la suppression de l'avenant.

Un message en retour lui signale la bonne exécution de son opération ou le problème rencontré.

• L'objet :

• Texte libre :

• Nom de l'objet OLE :

• Date de notification :

• Date d'effet :

• Date de délibération,
• Numéro de délibération,
• Numéro du contractant :

• Variation en nombre de mois :

• Variation en nombre de semaine :

• Modifier date limite d'exécution du marché :

• Appliquer à tous les fournisseurs du marché :

- Le marché dispose d'une date de début d'exécution différente de zéro.

- Le code service gestionnaire de marché du mot de passe utilisateur permet l'accès à ce marché.

- Le marché n'est pas fermé.

- Le marché n'est pas un projet de marché.

- La date limite d'utilisation du marché n'est pas dépassée.

- Le marché indique un détail par contractant si un contractant a été saisi.

- Le contractant est référencé dans le marché et n'est pas bloqué.

- La durée réelle d'un marché ne peut être négative (en mois comme en semaine).

- La durée réelle du marché en nombre de mois est mise à jour de la variation en mois.

- La durée réelle du marché en nombre de semaines est mise à jour de la variation en semaine.

- En fonction de la présence d'un contractant ou pour l'ensemble des contractants, la durée réelle en nombre de mois et de semaines pour le contractant est mise à jour des variations correspondantes.

• GERER
• EXECUTION DU MARCHE
• AVENANTS ET ACTES

Option Notification

L'utilisateur a sélectionné l'acte de notification dans la liste des événements du marché ou a cliqué sur le bouton radio "Notification" puis a actionné le bouton de commande "Informations détaillées".

Il accède à l'écran de passation d'un acte de notification :

- il poursuit la saisie de l'acte,

- il valide la création de l'acte et l'enregistrement des dates dans le marché et les contractants ainsi que la création de l'ORDD s'il y a lieu.

En création, le numéro automatique attribué à l'avenant s'inscrit et ce dernier se réaffiche sur la liste des notifications.

Il peut ensuite retourner à la liste des avenants ou actes sur le marché, ou procéder à la modification, suppression ou interrogation d'un autre acte.

- il complète/modifie les informations affichées,

- il valide la modification de l'acte et l'enregistrement des nouvelles valeurs dans le marché, les contractants et l'ORDD.

- il ne peut accéder aux informations de l'acte,

- il valide la suppression de l'acte et celle de l'ORDD et l'enregistrement des modifications effectuées sur les marchés et les contractants.

Un message en retour lui signale la bonne exécution de son opération ou le problème rencontré.

• L'objet :

• Texte libre :

• Nom de l'objet OLE :

• Date de notification :

• Date d'effet :

• Création de l'ordre de service de démarrage :