GUIDE UTILISATEUR

DU PROGICIEL

CORIOLIS-FINANCES

PRÉPARATION BUDGÉTAIRE

Version V 4.2

La tâche Codification des catégories pour la Préparation Budgétaire permet de regrouper les imputations budgétaires et les montants par catégorie. Les catégories sont par exemple :

Cette codification des catégories va permettre d’obtenir des situations globales pour une catégorie, par rapport à un ensemble d’imputations budgétaires.

La tâche Critère d’appartenance pour la Préparation Budgétaire permet de gérer la nomenclature des appartenances et correspond à la deuxième étape pour la mise en place de l'appartenance dans une collectivité.

Il existe quatre niveaux de critères possibles. Ces critères sont rattachés à un groupe d’appartenance au moment de leur codification. Le rattachement aux imputations budgétaires ou structures de gestion concernées correspond à la troisième étape de la mise en place (fonctionnalité ‘Répartition Appartenance’).

Cette fonction permet de définir les ‘directions de service’ de la collectivité. La codification des directions de service est basée sur 3 caractères Alphanumériques.

L’objectif est d’associer ultérieurement un service (créé dans la tâche Nomenclature du menu Définir pour la préparation budgétaire) à une direction de service.

Le rattachement d’un service à une direction de service sera réalisé par la tâche ‘Service informations complémentaires’ du menu Définir pour la préparation budgétaire.

Si la collectivité désire présenter ou suivre le budget d'une manière différente de la présentation budgétaire officielle, il existe dans la préparation budgétaire une fonctionnalité appelée "Répartition Appartenance". Cette fonctionnalité permet d'attacher à une imputation budgétaire ou à une structure de gestion des codes d'appartenance.

La création d’un groupe d’appartenance permet de définir l'environnement souhaitée par la collectivité.

Par exemple :

- le secteur économique,

- le secteur politique,

- le secteur géographique,

- d’autres secteurs.

L'étape suivante consiste à découper de façon plus fine ces groupes d’appartenance en définissant des critères d'appartenances (fonctionnalité "Critère d’appartenance").

Cette fonctionnalité permet de codifier la ou les nomenclatures propres à chaque budget de la collectivité. Ces éléments de nomenclature sont constitués généralement d'un code et d'un libellé.

La reconduction de la nomenclature d’un exercice sur l’autre est assurée par le module de préparation budgétaire.

En fonction de la nomenclature officielle de la collectivité (M11, M49, M14, M12, M51,...), les éléments de nomenclature appartiennent à des catégories différentes. Par exemple :

A cette nomenclature officielle, la collectivité peut apporter ses extensions, c'est-à-dire détailler la nomenclature officielle en créant des éléments de nomenclature plus précis mais dans lesquels la racine du code correspond à la nomenclature officielle. Dans ce cas, on utilisera obligatoirement un point pour séparer la partie officielle et la partie interne.

Une nomenclature ‘non officielle’ peut également être définie à travers les codes ‘programmes’ et les ‘services’ utilisés au sein de la collectivité.

Chaque catégorie d'éléments possède des informations qui lui sont propres.

Pour la catégorie 'Chapitre' (ou fonction), un élément de nomenclature se définit avec :

• un code de 5 caractères,
• un libellé de 60 caractères.

Pour la catégorie 'Sous-chapitre', un élément de nomenclature se définit avec :

• le code chapitre rattaché,
• un code de 7 caractères,
• un libellé de 60 caractères.

Pour la catégorie 'Sous-fonction, un élément de nomenclature se définit avec :

• un code de 5 caractères,
• un libellé de 60 caractères.

Pour la catégorie 'Article' (ou nature), un élément de nomenclature se définit avec :

• un code de 10 caractères,
• un libellé de 60 caractères,
• quatre libellés destinés aux éditions, de 60 caractères chacun,
• une bascule précisant le type de gestion de la TVA (Hors taxes/TTC/sans gestion de TVA),
• une bascule précisant la section à laquelle il appartient,
• un code regroupement (obligatoire en M14, vote par nature),

• une case à cocher précisant si la gestion des intérêts moratoires est active.

Pour la catégorie 'Programme' (ou 'opération'), un élément de nomenclature se définit avec :

• un code de 10 caractères numériques,
• un libellé de 60 caractères,
• une bascule précisant s'il s'agit d'une opération.

Pour la catégorie 'Service', un élément de nomenclature se définit avec :

• un code de 7 caractères,
• un libellé de 60 caractères.

Chaque collectivité doit de plus fournir des états officiels, certains de ces états correspondant à des consolidations ou des regroupements sur une partie d'un élément de nomenclature. Par exemple, pour une collectivité appliquant la nomenclature M51, elle devra fournir une balance générale à deux chiffres, ces deux chiffres correspondant aux deux premiers caractères de l'article. Ces éléments de nomenclature à deux chiffres doivent être saisis dans la nomenclature, au niveau de la catégorie 'article'. De même, pour une collectivité appliquant la nomenclature M14, elle devra saisir les différents niveaux de ces sous-fonctions afin d'obtenir les différents libellés sur les états à fournir.

La fonctionnalité ‘Programme/opération’ s’intègre dans une hypothèse de gestion des ‘appartenances’ dans le cadre des AP/CP & Opérations

La gestion des appartenances dans les Enveloppes d’AP/CP & Opérations se décompose en deux étapes :

* Définition de la nomenclature d’appartenance souhaitée en vue d’obtenir une vision non comptable du budget : création d’un groupe d’appartenance et des critères d’appartenance associés.

Exemple de paramétrage pour un groupe d’appartenance ‘Domaine d’action’

* Association d’un critère d’appartenance à une enveloppe d’AP.

L’ incidence de cette association est, que chaque ligne d’imputation de l’enveloppe va, lors de sa création, hériter automatiquement des appartenances de l’enveloppe. Ces appartenances seront ensuite modifiables à travers la grille du même nom accessible depuis les lignes d’imputation de l’enveloppe ou la grille du budget.

Cette nomenclature étant définie et l’attribution des critères d’appartenance aux enveloppes et imputations réalisée, il est possible d’exploiter ces données par le biais des éditions suivantes :

La notion de ‘programme/opération’ permet de mettre en place une nomenclature destinée à assurer un contrôle sur plusieurs exercices du financement d’une imputation liée à une appartenance par des crédits prévus dans le cadre d’une opération d’AP définie.

Le schéma fonctionnel de mise en place est le suivant :

Un code ‘programme/opération’ est associé à un groupe d’appartenance.

Une opération est associée à un code ‘programme/opération’.

Un critère d’appartenance est associé à un groupe d’appartenance et un code ‘programme/opération’.

Une imputation est associée à un critère d’appartenance à l’intérieur d’un groupe d’appartenance.

Au moment de la saisie d’une ligne d’affectation, une correspondance est faite entre le programme/opération de l’opération et celui de l’appartenance du budget.

Les contrôles effectués sont les suivants :

- Si une opération est saisie et qu’elle contient un programme/opération, il doit être identique que celui de l’appartenance du budget ;

- Si une opération est saisie et qu’elle ne contient pas de programme/opération, l’appartenance du budget ne doit pas en avoir non plus ;

- Si le budget n’a pas d’appartenance, ou l’appartenance du budget n’a pas de programme opération, l’opération saisie ne doit pas contenir de programme/opération ;

Sans cette cohérence, le mouvement ne peut pas être validé.

Cette fonction permet de saisir des informations complémentaires sur un service et rattacher un ‘service’ (créé dans la tâche ‘Nomenclature’ du menu ‘Définir’ pour la préparation budgétaire) à une ‘direction de service’ (créée dans la tâche ‘Direction de service’ du menu ‘Définir’ pour la préparation budgétaire)

Ces informations pourront être consultées par les utilisateurs ayant accès à cette tâche, mais également lors de la saisie de mouvements de consommation sur les imputations budgétaires (réservations, engagements, mandats, titres.)

Cette tâche se comporte de la même manière en dépense et en recette.

La tâche Proposition de budget pour la Préparation Budgétaire permet de définir l'ensemble des comptes budgétaires utilisés par une collectivité dans le cadre d'un exercice, d'un budget (principal ou annexe), et d’une étape budgétaire.

Un compte budgétaire correspond à une association d'éléments de nomenclature. La section d'un compte budgétaire est déterminée par l'article.

Si le compte budgétaire est géré sans TVA ou TTC, l'ensemble des crédits inscrits et des consommations sont TTC.

Si le compte budgétaire est géré hors taxes, l'ensemble des crédits inscrits et des consommations est hors taxes.

Une structure de gestion (affectation des crédits d'un compte budgétaire à des services utilisateurs) s'identifie par un numéro, ce principe permettant aux utilisateurs de ne référencer qu'un numéro et non plus un compte budgétaire lors de la saisie des consommations (engagements, mandats, titres). La notion de compte budgétaire devient donc transparente pour l'utilisateur. De plus, il sera limité pour ses consommations aux crédits de sa structure de gestion.

Une structure de gestion ne peut concerner qu'un seul compte budgétaire, ce dernier pouvant référencer plusieurs structures de gestion. Lors de la saisie d'une structure de gestion, les informations suivantes sont à renseigner :

En phase consultation, des montants sont affichés. Ces montants correspondent au montant proposé initialement par le service et au dernier montant arbitré.

Une structure de gestion peut être rattachée à des ventilations extra-comptables par le biais des groupes et critères d’appartenance.

L’accès aux structures de gestion s'effectue uniquement par le compte budgétaire.

Cette fonction est facultative, l’utilisateur choisit les imputations budgétaires qui doivent être attachées à une appartenance. La même fonctionnalité existe pour les structures de gestion.

Cette fonction permet de classer les imputations budgétaires dans un ensemble dit ‘catégorie’ (par exemple, les dépenses compressibles). Cette classification permet d’obtenir des situations détaillées ou de masses dans la fonctionnalité ‘Visualisation des Résultats’.

Cette fonction permet de consulter la liste des montants historisés pour l’imputation budgétaire sélectionnée.

Cette fonction permet de consulter les valeurs des montants de référence définis dans la fonctionnalité ‘Paramètres généraux’ et calculés lors de la phase d’import.

Les différentes phases de préparation d’une étape budgétaire peuvent être rattachées à un calendrier afin de permettre :

La tâche Calendrier pour la Préparation Budgétaire permet de répondre à cette première attente. En effet, il vous est possible de fixer une date limite de début et une date limite de fin pour l’accès aux tâches suivantes de la Préparation Budgétaire :

Les contrôles des dates sont effectués pour chaque esquisse.

Il est également possible de saisir le libellé par défaut de la proposition initiale et des arbitrages.

La notion d’esquisses correspond à la deuxième attente, à savoir l’historisation de l’évolution des montants. Cette notion est explicitée dans la fonctionnalité ‘Paramètres généraux’.

La tâche Gestion des mouvements d’ordre pour la Préparation Budgétaire permet de créer des mouvements d’ordre directs et indirects au sein de la préparation budgétaire.

Cette tâche permet notamment de saisir les imputations relatives au calcul de l’équilibre de la section d’investissement (table d’ordre D31).

Pour les collectivités soumises à la gestion des mouvements d’ordre indirects, des tables spécifiques sont à renseigner, la phase de calcul permettant ensuite de générer ces imputations d’ordre.

La tâche Traitement des lignes globales pour la Préparation Budgétaire permet de créer les imputations budgétaires globales, et de rattacher les différentes lignes budgétaires existantes aux lignes globales concernées.

Cette tâche se décompose en deux parties :

La tâche Modification Budget pour la Préparation Budgétaire permet de modifier les éléments d’une imputation budgétaire tout en conservant l’ensemble des éléments saisis sur cette dernière.

Cette tâche prend également en compte les éventuels paramétrages renseignés pour les lignes globales.

Cette tâche ne permet pas la modification automatique d’un ensemble d’imputations budgétaires. Par exemple, pour modifier un code service sur trois imputations, il faudra exécuter cette tâche pour chacune des trois imputations.

Cette tâche permet de recalculer les valeurs des montants de références paramétrés dans la fonctionnalité ‘Paramètres généraux’.

Se reporter à la tâche Enveloppes du module Autorisations de Programmes.

Les Orientations budgétaires sont utilisées lors de la phase d’élaboration du budget et correspondent aux masses attribuées à des domaines de dépenses de fonctionnement et d’investissement. Elles permettent de déterminer l’évolution par rapport à l’année précédente ainsi que le déficit estimé.

Ces Orientations budgétaires doivent ensuite servir de base de référence aux services pour la répartition détaillée des crédits au niveau des différentes imputations rattachées à chacun des domaines. S’agissant de grandes masses, la répartition doit pouvoir permettre d’éventuellement dépasser les orientations inscrites pour chaque domaine, tout en permettant de consulter le différentiel.

Les Orientations budgétaires concernent les dépenses de fonctionnement et les dépenses d’investissement.

• Aide sociale
• Personnel
• Intérêts de la dette
• Transports
• Voirie
• Administration générale
• Subvention de fonctionnement

• Amortissement de la dette
• Subventions en annuité
• Fonds de concours
• Investissements directs

• Investissements indirects

Chacun de ces domaines correspond à un ensemble d’imputations, cet ensemble pouvant correspondre à un chapitre (par exemple la voirie et les transports), à un sous-chapitre (par exemple l’amortissement de la dette), à un article (par exemple les subventions de fonctionnement), ou à un regroupement de diverses imputations (par exemple l’administration générale).

Pour pouvoir gérer les Orientations budgétaires dans le module Préparation budgétaire, il convient de donner la possibilité de saisir une appartenance et d’y associer un montant. Ce montant inscrit doit pouvoir évoluer (pourcentage de variation), et servir de comparatif par rapport à la somme des montants initiaux et arbitrés. La tâche Traitement des orientations budgétaires permet ce paramétrage.

La tâche Répartition Appartenance pour la préparation budgétaire permet de créer les appartenances au sein de la Préparation Budgétaire, c’est à dire d’effectuer une attribution automatique des critères d’appartenance sur un ensemble d’imputations et de structures de gestion. Ces appartenances peuvent concerner les comptes budgétaires ainsi que les structures de gestion.

La tâche Lien Budgets Catégories pour la Préparation Budgétaire permet d’effectuer des liens entre un ensemble d’imputations et un code catégorie.

Les associations créées peuvent être modifiées dans la tâche budget.

La tâche Saisie des Propositions pour la Préparation Budgétaire permet de saisir les propositions des services d'une collectivité. Il s'agit ici de la saisie des montants initiaux des propositions des services (retour des fiches navettes).

La tâche Arbitrages des propositions pour la Préparation Budgétaire permet de saisir les montants arbitrés des services d'une collectivité.

A partir de critères de sélection, l'utilisateur précise sa recherche et obtient à l'écran la liste des lignes budgétaires relatives à sa sélection.

Deux tâches de saisie sont disponibles :

Trois niveaux de sécurité (appelés sujets) sont disponibles pour ces fonctionnalités:

La tâche Calcul des mouvements d’ordre pour la Préparation Budgétaire permet de déterminer le déficit ou l’excédent de la section d’investissement, et de créer les différentes imputations budgétaires d’ordre relatives aux tables renseignées dans la tâche de la Gestion des mouvements d’ordre.

Ce calcul peut s’appliquer par rapport aux données de la Préparation Budgétaire ou par rapport aux données de l’Exécution.

La tâche Copie des mouvements d’ordre pour la Préparation Budgétaire permet d’initialiser les tables d’ordre pour une étape budgétaire donnée.

La copie s’effectue pour plusieurs tables (mouvements d’ordre direct et/ou indirect), en précisant :

La tâche Copie de montants pour la Préparation Budgétaire permet de copier des montants au sein de la Préparation Budgétaire.

Différentes copies de montants peuvent être distinguées :

Ces copies doivent pouvoir se faire par section (investissement/fonctionnement), par nature (dépense/recette), et par rapport à des éléments de nomenclature contenus dans des imputations budgétaires (code service, code article, ...).

La tâche Gestion des hypothèses pour la Préparation Budgétaire permet de saisir les montants pour une hypothèse. Il s'agit ici d’une tâche de simulation.

A partir de critères de sélection, l'utilisateur précise sa recherche et obtient à l'écran la liste des lignes budgétaires relatives à sa sélection.

Toutes les modifications de montants effectuées dans une hypothèse n’ont aucune incidence sur les montants initiaux ainsi que sur les montants des différents arbitrages saisis pour l’ensemble des imputations budgétaires. Cette tâche de gestion des hypothèses est donc totalement indépendante des autres tâches de saisie des montants.

La tâche Préparation des propositions des services pour la Préparation Budgétaire permet de créer un fichier texte pour un service donné. Ce fichier contiendra la liste des imputations budgétaires ou des structures de gestion.

L’intérêt de cette solution est de transmettre des informations à des services ne disposant pas du progiciel Coriolis, mais néanmoins équipés d’outils informatiques. Ces services pourront ainsi inscrire dans le fichier les montants qu’ils proposent pour les différentes imputations ou structures de gestion.

La prise en compte de ces montants proposés sera réalisée par la tâche Récupération des propositions des services, de façon automatique, c’est-à-dire sans ressaisie de l’information.

Cette création de fichier texte peut être exécutée un nombre de fois illimité pour un service donné.

La tâche Saisie des Propositions pour la Préparation Budgétaire permet de saisir les propositions des services d'une collectivité. Il s'agit ici de la saisie des montants initiaux des propositions des services (retour des fiches navettes).

La fonction CMP permet d'associer un et un seul enregistrement de type codification marchés publics à une ligne de saisie de détail. Cette fonctionnalité n'est offerte que dans le cas de saisie des propositions standards, car dans le cadre de la saisie des propositions par opérations, la répartition CMP est faite déjà dans l'opération. La saisie d'un détail est désormais liée aux sujets suivants :

• à un sujet 'Saisie détail obligatoire'
• sujet 'Préparation avec seuil CMP' dans la 'saisie des propositions' D et R
• Mouvement/phasage enveloppe budgétaire' D et R. sur les enveloppes en préparation budgétaire, le bouton 'CMP' n'apparaît sur l'onglet mouvement que si l'enregistrement BPRG exist pour l'enveloppe, exercice, étape (lien CP uniquement).

La tâche Arbitrages des propositions pour la Préparation Budgétaire permet de saisir les montants arbitrés des services d'une collectivité.

A partir de critères de sélection, l'utilisateur précise sa recherche et obtient à l'écran la liste des lignes budgétaires relatives à sa sélection.

Deux tâches de saisie sont disponibles :

- une pour la partie Dépenses,

- une pour la partie Recettes.

Trois niveaux de sécurité (appelés sujets) sont disponibles pour ces fonctionnalités:

- la possibilité d' autoriser la saisie de montants sur des imputations globales : le service des finances peut ainsi inscrire un montant sur une imputation globale et permettre aux services de ventiler ce montant sur les imputations détaillées concernées sans que ces derniers ne puissent modifier le montant de la ligne globale,

- la possibilité de dépasser le montant de l' imputation globale lors de la répartition de cette somme sur les imputations détaillées. Cette possibilité est proposée avec une distinction par section de façon à permettre une mise en place de sécurités adaptée à l' organisation de la collectivité.

La tâche ‘Recopie hypothèse vers arbitrage’ de la préparation budgétaire permet de copier les montants travaillés dans le cadre d’une hypothèse vers les montants proposés ou arbitrés au sein de la Préparation Budgétaire.

Ces copies peuvent se faire par section (investissement/fonctionnement), par nature (dépense/recette), et par rapport à des éléments de nomenclature contenus dans des imputations budgétaires (code service, coasse article, ...).

La tâche Récupération des propositions des services pour la Préparation Budgétaire permet de récupérer des montants proposés initiaux contenus dans des fichiers ‘texte’ créés par la tâche Préparation des propositions des services.

Lors de la récupération d’un fichier texte, un compte rendu est conservé. Cette tâche permet également de sélectionner et consulter un de ces compte rendu.

Cette tâche ne peut être utilisée que pour intégrer des montants initiaux de propositions des services, mais en aucun cas des montants issus des arbitrages. Lors de son utilisation, un contrôle d’accés est réalisé par rapport aux dates du calendrier pour la tâche ‘Saisie des propositions’. Lors de la validation de la récupératiuon d’un fichier texte, les montants déjà existants dans les imputations budgétaires ou les structures de gestion concernées sont automatiquement remplacés.

La tâche Gestion des variations pour la Préparation Budgétaire permet d’effectuer des variations de montants sur des hypothèses au sein de la Préparation Budgétaire.

Une variation s’applique pour une hypothèse, sur un ensemble d’imputations budgétaires.

Différentes variations peuvent être distinguées :

Ces variations peuvent se faire par nature (dépense ou recette).

La tâche Visualisation des résultats pour la Préparation Budgétaire permet de lister les imputations budgétaires d'une collectivité.

La visualisation de ces imputations a pour objectif d’obtenir des situations détaillées ou globales sur un ensemble d’imputations. Ces situations peuvent concerner les montants initiaux des propositions des services, mais aussi les derniers montants arbitrés, ainsi qu’éventuellement les montants concernant un arbitrage (esquisse) ou une hypothèse.

A partir de critères de sélection, l'utilisateur précise sa recherche et obtient à l'écran la liste des lignes budgétaires relatives à sa sélection. Les structures de gestion ne sont pas prises en compte.

Lors de la préparation d’une étape, il est indispensable de pouvoir obtenir en temps réel des situations globales telles que les balances par nature, les balances par section, ou la situation globale d’un service. Cependant, un grand nombre de situations détaillées (liste des imputations d’un service, liste des imputations pour un critère d’appartenance, ...) sont utiles pour préparer des réunions d’arbitrage. A partir de critères de sélection ,de tri, et de regroupement, l’utilisateur pourra obtenir ces informations et réaliser des exports dans EXCEL.

La tâche Consultation des orientations budgétaires pour la Préparation Budgétaire permet de lister les orientations budgétaires d'une collectivité définies dans la tâche Taitement des orientations budgétaires.

Cette liste correspond à un suivi de l’évolution des orientations budgétaires avec une mise à niveau automatique des cumuls des montants initiaux, des montants arbitrés, et des montants de référence.

L'accès à la fonction peut se faire en mode création, modification, suppression et recherche.

L’accès à la tâche déclenche l’affichage de la grille en mode recherche.

Afin de créer, modifier ou supprimer un code catégorie, il est nécessaire de se mettre dans le mode correspondant.

Le groupe "Identification" contient les zones "Exercice", "Etape", "Code Budget", et "Code catégorie". Seul le code catégorie est saisissable.

Le groupe "Information" permet de saisir le libellé du code catégorie à créer ou modifier.

La barre de validation permet de :

Une boite de message permet de confirmer la validation.

Cette fonction permet de définir la nomenclature des critères d’appartenance pour un exercice et un budget.

Chaque critère sera associé à un groupe d’appartenance choisi dans la liste des groupes préalablement paramétrés.

Les intitulés des critères associés au groupe sélectionné sont rappelés.

L'association d'un niveau avec un niveau inférieur nécessite obligatoirement l'existence de ce dernier, interdisant ainsi la création du niveau 2 avant celle du niveau 1. Cette règle s'adapte également à tous les niveaux supérieurs. Voici, les associations possibles :

Pour chaque critère, il est possible de saisir les éléments suivants:

- un exercice,

- un code budget,

- un libellé 1 et 2,

- une bascule ‘édition détaillée’ décrite ci dessous.

La zone ‘programme opération’ permet d’associer le critère analytique à un code ‘programme/opération’.

Si cette zone est renseignée, lors de tout mouvement de consommation d’AP sur une imputation rattachée à ce critère d’appartenance, le système contrôlera la cohérence entre le code ‘programme/opération’ du critère analytique et celui de l’opération.

• Définir

L’objectif est d’associer ultérieurement un service (créé dans la tâche Nomenclature du menu Définir pour la préparation budgétaire) à une direction de service.

Le rattachement d’un service à une direction de service sera réalisé par la tâche ‘Service information complémentaire’ du menu Définir pour la préparation budgétaire.

Cette grille permet de définir un groupe d’appartenance qui pourra être attaché ultérieurement à des imputations budgétaires, des structures de gestion ou des enveloppes budgétaires, afin d’avoir une visibilité du budget différente de celle présentée par le cadre comptable.

On pourra ainsi, par exemple, présenter aux élus le budget de la collectivité par secteurs économiques.

Pour chaque groupe d’appartenance, on indiquera :

- le code qui identifiera ce groupe,

- le code du budget auquel ce groupe sera associé,

- le libellé du groupe,

- les intitulés des critères qui permettront le découpage hiérarchique à l’intérieur du groupe.

Le paramétrage d’un nouveau groupe peut être réalisé en cours d’exercice sans aucune incidence sur l’exploitation en cours.

La création d' une nomenclature se fait par le menu: Définir - préparation budgétaire - nomenclature comptable

Cet écran permet de gérer la nomenclature comptable, celle-ci se compose de cinq éléments et prend une terminologie différente selon la nomenclature de la collectivité :

- fonction

- sous-fonction

- nature

- programme

- service

- non utilisé

- code fonctionnel

- nature

- programme

• service
• Autres nomenclatures (M12, M51, ...) :

- chapitre

- sous-chapitre

- article

- programme

- service

La nomenclature se définit au sein d' une collectivité par budget et exercice.

Liste des informations à saisir par élément comptable :

* fonction/Chapitre

- code fonction/ chapitre,

- libellé.

- code sous-fonction, code fonctionnel, sous-chapitre,

- libellé.

* nature/article

- code nature/article

- nature (Dépense/Recette)

- libellé

- section (Investissement, Fonctionnement)

- TVA (T.T.C. sans TVA, T.T.C. avec TVA, H.T.)

Le code proposé dépend du type de nomenclature, du type de vote et du code nature.

M14 vote par fonction : rien n' est proposé.

M51 : rien n' est proposé.

M52 vote par fonction : rien n' est proposé.

• la case à cocher Création d' une immobilisation' et le groupe Type de l' immobilisation' sont des données appartenant au module gestion des immobilisations. La description de ces champs est détaillée dans le guide utilisateur de ce module.
• Case à cocher 'Contrôle de présence des axes d'analyses obligatoires' sont des données appartenant au module de gestion analytique.
• Case à cocher ‘Gère les intérêts moratoires’
• Case à cocher ‘Nature comptable soumise au seuil’
• Case à cocher ‘Saisie du détail des crédits obligatoire’
• Case à cocher ‘Article spécialisé pour le vote’

Pour sélectionner un des éléments de nomenclature, il faut cliquer sur le bouton radio correspond à l' élément. Les informations affichées dans les groupes Références' et Informations' dépendent de l' élément de nomenclature sélectionné.

L’écran d’accueil ‘Programme/Opération’ se décompose en deux parties :

Ce tableau répertorie les ‘programmes/opérations’ déjà créés. Chaque colonne de ce tableau correspond à une zone saisissable du groupe ‘informations’ commentée ci-après.

Zone obligatoire (10 caractères maximum AN) permettant d’identifier le ‘programme/opération’.

Code budget associé au ‘programme/opération’. Zone obligatoire.

Désignation (50 caractères maximum).

Liste déroulante permettant de sélectionner le groupe auquel sera rattaché ce programme/opération.

• Définir

Cette fonction permet de saisir des informations complémentaires sur un service et (ou) rattacher un ‘service’ (créé dans la tâche Nomenclature du menu Définir pour la préparation budgétaire) à une ‘direction de service’ (créée dans la tâche Direction de service du menu Définir pour la préparation budgétaire)

Un contrôle est effectué sur l’existence du code Direction de service saisi, toutefois ce rattachement n’est pas obligatoire.

L'accès à la fonction peut être réalisé en mode création, modification, suppression, et recherche.

L’accès à la tâche déclenche l’affichage de la grille en mode recherche.

Afin de créer, modifier, ou supprimer un compte budgétaire, il est nécessaire de se mettre dans le mode correspondant.

Un compte budgétaire se décompose en plusieurs parties :

La grille contient des informations d'origines diverses :

• des montants (groupe "Montants")

• les valeurs des montants de référence définis dans la fonctionnalité ‘Paramètres généraux’ et calculés lors de la phase d’import (bouton "Montants de réf.").

• Bouton 'AA'

Les montants concernant cette étape budgétaire sont affichés.

Il est possible de rattacher des critères d’appartenance à une structure de gestion. Ces critères doivent exister dans la codification des critères (bouton de commande "Appartenance").

Pour chacune des structures de gestion, un bouton de commande permet de consulter les valeurs des différents montants de référence. Ces montants de référence ont été paramétrés par la fonctionnalité ‘Paramètres généraux’ et calculés par la fonctionnalité ‘Import des données’.

Si cette structure de gestion est nouvelle, il n’y aura aucun montant de référence dans la liste obtenue par l’activation du bouton de commande ‘Ref.’.

Comme pour une imputation budgétaire, une structure de gestion possède un historique au niveau des montants inscrits durant la phase de préparation budgétaire d’une étape. Cet historique respecte la même logique que celle s’appliquant aux imputations budgétaires.

Il est possible de rattacher des axes d'analyses à une structure de gestion. Ces critères doivent exister dans la codification des critères (bouton de commande "AA").

L'accès à la tâche peut être réalisé en création et modification si des mises à jour sont à faire, et en interrogation si l’accès se limite à une consultation.

L'accès à la tâche déclenche l’affichage de la grille en mode recherche. Dans ce cas, le groupe "Informations" n’est pas saisissable.

Le tableau "Liste des dates" contient les dates limites d'utilisation de certaines tâches de la Préparation Budgétaire suivant le type (dépenses ou recettes), la section (investissement ou fonctionnement) et le numéro d’esquisse.

Afin de modifier une date, il faut se mettre en mode création ou modification.

Le calendrier initialement constitué se compose de trois niveaux :

L'utilisateur peut modifier la date limite de début ou de fin (groupe "Informations"), ainsi que le libellé par défaut de la proposition ou de l’arbitrage.

S’il y a plusieurs esquisses pour une même tâche, les dates doivent être cohérentes suivant le type (dépenses ou recettes), la section (investissement ou fonctionnement), et suivant le numéro d’esquisse.

La barre de validation "Validation des dates" permet de valider la modification des dates de la ligne en cours.

La création d’un nouvel enregistrement peut se faire en modifiant le nombre d’esquisse dans la tâche "Paramètres généraux".

Dans ce cas, il faut saisir un nombre d’esquisse supérieur au nombre d’esquisse existant. La première colonne du tableau des dates limites contiendra la lettre "C". Pour valider la création, il faut cliquer sur la barre "Contrôle des dates et mise à jour du calendrier."

La suppression d’un nouvel enregistrement peut se faire en modifiant le nombre d’esquisse dans la tâche "Paramètres généraux".

Dans ce cas il faut saisir un nombre d’esquisse inférieur au nombre d’esquisse existant. La première colonne du tableau des dates limites contiendra la lettre "S". Pour valider la suppression, il faut cliquer sur la barre "Contrôle des dates et mise à jour du calendrier."

S’il y a eu un changement d’exercice, l’année des dates saisies est automatiquement incrémentée ou décrémentée au chargement de la grille. La première colonne contiendra alors la lettre "M". Pour valider les mises à jour, il faut cliquer sur la barre "Contrôle des dates et mise à jour du calendrier."

La barre de validation "Contrôle des dates et mise à jour du calendrier" permet de contrôler la cohérence des dates entre chaque tâche, et de mettre à jour les dates du calendrier.

Une boite de message est affichée pour confirmer les mises à jour.

L'accès à la tâche peut être réalisé en mode création, modification, interrogation et suppression, tous les modes déclenchant la modification, sauf pour le cas du mode recherche.

L’accès à la tâche déclenche l'affichage de la grille en mode recherche, l’écran étant séparé en deux parties :

- les mouvements d’ordre direct dans la partie gauche

- les mouvements d’ordre indirect dans la partie droite.

Pour effectuer une modification, il est nécessaire de se positionner en mode création ou modification.

Pour intervenir sur le contenu d’une table, sélectionner le bouton radio et cliquer sur la barre intitulée ‘Saisie de la table d’ordre’ (ou ‘validation de la recherche’ dans le cas du mode recherche).

La case à cocher "Phase initiale" permet de préciser si le montant saisi, lors de la création ou de la modification d’une table d’ordre, est le montant de référence ou un nouveau montant.

En général, les montants ou critères de référence d’une étape budgétaire donnée, sont initialisés à partir des montants ou critères nouveaux de la même étape budgétaire de l’exercice précédent (tâche ‘Copie des mouvements d’ordre’). Suite à cette copie des mouvements d’ordre, les montants ou critères nouveaux sont initialisés à la même valeur que les montants ou critères de référence de l’exercice en cours.

Les calculs sont toujours effectués d’après les critères nouveaux.

On distinguera deux phases dans la gestion des tables :

- la phase initiale,

- la phase courante.

Dans la PHASE INITIALE, seuls les montants ou critères de références sont accessibles en création ou modification. Les montants ou critères nouveaux sont accessibles en création ou modification. Les montants ou critères nouveaux sont automatiquement initialisés avec la même valeur.

Cette phase ne sera utilisée que lors de la première utilisation des tables d’ordre dans Coriolis.

Dans la PHASE COURANTE, seuls les montants ou critères nouveaux sont accessibles en création ou modification.

Ces tables ont presque toutes le même profil :

- Imputation dépense

- Imputation recette

- Montant ou critère de référence

- Montant ou critère nouveau

avec la possibilité de créer, modifier et supprimer des éléments.

Elles sont au nombre de 11 pour les mouvements d’ordre direct et 9 pour les mouvements d’ordre indirect.

Les imputations d’ordre seront créées automatiquement dans la gestion financière (Exécution) lors de l’exécution du traitement d’export des données de la préparation budgétaire.

Les premières colonnes concernent les dépenses :

Les colonnes suivantes concernent les recettes :

D’autres colonnes concernent les montants :

Les éléments du groupe "Informations" permettent de créer, de modifier ou de supprimer une ligne du tableau.

Les différentes zones à renseigner sont :

La table ‘D11’ permet d’enregistrer les prélèvements facultatifs, soit des mouvements d’ordre entre les deux sections.

Les tables ‘D21’ (bâtiments), ‘D22’ (mobiliers), ‘D23’ (véhicules), ‘D25’ (parcs), ‘D26’ (voirie), permettent d’enregistrer les mouvements d’ordre relatifs aux amortissements.

La valeur du montant nouveau qui correspond à l’annuité d’amortissement est égale à la valeur comptable brute du bien divisée par sa durée prévisible (cas d’un amortissement linéaire).

L’annuité d’amortissement figure en recette d’ordre au chapitre 922 (opérations mobilières et immobilières hors programme) à un article subdivisionnaire du compte 218 où figure le bien (amortissement des biens meubles et immeubles, 2182 pour les constructions, 2183 pour la voirie, 2185 pour le matériel roulant, etc ...)

Pour un même montant, une dépense d’ordre est simultanément portée au chapitre 932 (ensembles mobiliers et immobiliers) ou 936 (voirie) ou 937 (réseaux) à un article subdivisionnaire du compte 682 (dotation aux amortissements des immobilisations).

Pour chaque ligne de dépense directe de la table :

Chapitre = 932 ou 936 ou 937

Sous-chapitre = sous-chapitre saisi

Article = article subdivisionnaire du compte 682

Programme = code programme de l’imputation

Service = code du service gestionnaire de l’imputation

Pour chaque ligne de recette directe de la table

Chapitre = 922

Sous-chapitre = sous-chapitre saisi

Article = article subdivisionnaire du compte 218

Programme = code programme de l’imputation

Service = code du service gestionnaire de l’imputation

La table ‘D24’ permet d’enregistrer les mouvements d’ordre relatifs à l’amortissement des subventions.